Quando a fatura e a ordem de compra não coincidem: como identificar e resolver diferenças
A fatura e a ordem de compra não coincidem. O fornecedor pode ter usado um preço diferente, faturado uma quantidade diferente ou referenciado uma revisão de encomenda anterior. Antes de tratar a diferença como um erro, compara o mesmo artigo com a mesma base e reúne o documento que explica a alteração.
Precisarás da fatura do fornecedor, da ordem de compra aplicável e de uma lista clara de diferenças. O resultado deve ajudar o comprador ou o revisor financeiro a decidir o que questionar e se a fatura pode continuar para aprovação.
Resumo
- Confirma o fornecedor, o número da encomenda e a revisão PO aplicável.
- Compara quantidade, unidade, preço unitário, moeda e base de impostos separadamente.
- Mostra os valores de origem e o cálculo por trás de cada diferença.
- Solicita uma alteração, fatura corrigida ou explicação antes de encerrar a questão.
Comece com a ordem de compra correta
Uma fatura pode parecer errada quando o revisor está a usar um PO obsoleto. Verifica o número da encomenda e a revisão, depois procura uma alteração aprovada ou um encargo adicional acordado. Um email que mencione uma alteração é contexto útil, mas o teu processo determina se isso constitui uma alteração aprovada.
Confirma também a entidade do fornecedor e a moeda. Nomes comerciais semelhantes, múltiplas contas de fornecedor e encomendas em moeda estrangeira podem criar correspondências aparentes que não pertencem juntas.
Mantém a fatura e o PO originais com a revisão. Se normalizares referências para correspondência, preserva os valores originais para que o próximo revisor possa encontrar o mesmo elemento sem repetir a tua pesquisa.
Compare cada valor na mesma base
| Campo | Verificar | Explicação comum a investigar |
|---|---|---|
| Referência do artigo | Mesmo produto ou linha de serviço | Descrições diferentes ou códigos do fornecedor |
| Quantidade | Mesma unidade de medida | Uma caixa contém várias unidades |
| Preço unitário | Mesma moeda e base de preços | Preço revisto, desconto ou sobretaxa |
| Valor da linha | Quantidade e preço aplicável concordam | Arredondamento ou um ajuste de linha |
| Imposto e entrega | Comparados separadamente quando relevante | Um total exibido inclui encargos adicionais |
| Total do documento | Todas as linhas e ajustes incluídos | Uma página em falta ou encargo sumarizado |
Verifica cada explicação contra evidência. Não suponhas que um total igual prova que todas as linhas coincidem: uma sobrecarga e uma subcarga podem anular-se. Pelo contrário, uma pequena diferença total pode resultar de arredondamento em vez de um preço acordado diferente.
Uma discrepância trabalhada entre fatura e ordem de compra
Este exemplo usa valores fictícios. O PO encomenda 100 unidades a €12 cada, por €1 200 antes de impostos. A fatura cobra 100 unidades a €14 cada, por €1 400 antes de impostos.
A quantidade concorda. A diferença de preço unitário é €2, e a diferença de linha é 100 × €2 = €200 antes de impostos. A exceção útil é, portanto, uma diferença de preço, não uma discrepância de quantidade.
| Registo | Quantidade | Preço unitário | Total da linha antes de impostos |
|---|---|---|---|
| Ordem de compra | 100 | €12 | €1 200 |
| Fatura | 100 | €14 | €1 400 |
| Diferença | 0 | €2 | €200 |
Pergunta se uma alteração de preço aprovada explica a taxa de €14. Se explicar, conserva esse registo com a revisão. Se não explicar, solicita uma fatura corrigida ou uma explicação do fornecedor. O exemplo estabelece a diferença; não estabelece a resposta comercial sem o acordo de apoio.
Verifique quantidades e unidades antes de escalar
Um PO pode listar 10 caixas enquanto uma fatura lista 100 peças. Se cada caixa contiver 10 peças, as quantidades podem representar a mesma entrega. Compara a conversão de unidades e a base do preço em conjunto; um preço por caixa não pode ser comparado diretamente com um preço por peça.
Faturas de serviços exigem cuidado semelhante. Uma taxa mensal, tarifa diária e tarifa horária são bases diferentes. Confirma o período de serviço e se a linha descreve um montante fixo acordado ou uso real.
Se a fatura se refere a várias encomendas, separa as linhas relevantes antes de concluir que falta quantidade num PO. Mantém qualquer linha não alocada visível. Evita forçar uma correspondência apenas porque o fornecedor e o total parecem plausíveis.
Saiba quando um registo de entrega é necessário
A correspondência fatura-encomenda compara a fatura com a encomenda. Não prova o que foi recebido. Se a quantidade recebida é a preocupação, usa a fatura, o PO e a nota de entrega em conjunto.
Por exemplo, uma fatura e um PO podem ambos mostrar 100 unidades enquanto a nota de entrega mostra 80. Não há diferença de quantidade a duas vias, mas a falta de evidência de entrega importa para a decisão seguinte. Segue o Conciliação a três vias para entregas parciais: comparar fatura, ordem e nota de entrega para essa situação.
A Documentação da Oracle sobre níveis de correspondência distingue estes controlos. Os fluxos de trabalho da Arthur & Co baseados em ficheiros fornecem comparações e exceções — não os deves confundir com as retenções de correspondência automatizadas ou o motor de aprovação de um ERP.
Registe uma discrepância que outra pessoa possa resolver
Inclui o número da fatura, número e revisão do PO, referência do artigo, ambos os valores de origem, diferença calculada e a evidência ainda necessária. Indica a pessoa responsável pelo próximo passo.
Uma pergunta concisa ao fornecedor pode ser assim: "A fatura INV-204 cobra 100 unidades a €14. PO-72 revisão 2 lista 100 unidades a €12. Por favor confirma a alteração aprovada que suporta a diferença de €200 antes de impostos, ou fornece uma fatura corrigida."
Isto é mais fácil de responder do que "a tua fatura está errada." Permite também ao comprador identificar uma atualização interna do PO que as finanças ainda não receberam.
Mantém o resultado do questionamento com o pacote de origem. Uma explicação por telefone deve ser registada através do teu processo normal para que o próximo revisor não enfrente a mesma diferença não explicada.
Use o fluxo de trabalho para uma primeira comparação verificável
O Fluxo de correspondência entre faturas e ordens de compra da Arthur & Co compara os dois registos e expõe quantidades, preços, montantes e diferenças de cabeçalho. Verifica os valores extraídos contra os documentos, especialmente quando um scan ou um layout invulgar torna um campo incerto.
A entrada gratuita precisa de ambos os registos e verificação por email. Permite inspecionar o resultado antes de escolher o uso pago para verificações repetidas e histórico guardado. A página do workflow explica os inputs atuais e as tolerâncias de carga de trabalho.
Decides se a fatura pode avançar no teu processo de aprovação. O workflow identifica diferenças — não aprova nem faz o pagamento.
Termine com uma diferença explicada
Fecha a questão apenas quando os registos concordarem ou quando a diferença tiver uma explicação suportada e uma decisão registada. Mantém perguntas de entrega ou crédito não resolvidas visíveis em vez de as esconder dentro de uma nota de aprovação genérica.
Se estes controlos se repetirem pela equipa, usa o Automatização de contas a pagar para pequenas equipas: escolhe o trabalho certo para planear um piloto focado e avaliar a qualidade da revisão.