Résoudre un écart entre facture et bon de commande
La facture et le bon de commande ne correspondent pas. Le fournisseur a peut‑être utilisé un prix différent, facturé une quantité différente ou référencé une révision antérieure du bon. Avant de traiter la différence comme une erreur, comparez le même article sur la même base et rassemblez l'élément de preuve qui explique le changement.
Vous avez besoin de la facture du fournisseur, du bon de commande applicable et d'une liste claire des différences. Le résultat doit aider l'acheteur ou le réviseur financier à décider quoi interroger et si la facture peut continuer son chemin vers l'approbation.
Résumé
- Confirmez le fournisseur, le numéro de commande et la révision du bon de commande applicable.
- Comparez séparément la quantité, l'unité, le prix unitaire, la devise et l'assiette fiscale.
- Affichez les valeurs sources et le calcul derrière chaque différence.
- Demandez un avenant, une facture rectificative ou une explication avant de clore le dossier.
Commencez par le bon de commande correct
Une facture peut sembler incorrecte lorsque le réviseur utilise un bon de commande obsolète. Vérifiez le numéro de commande et la révision, puis recherchez un avenant approuvé ou un supplément convenu. Un courriel mentionnant un changement fournit un contexte utile, mais votre processus détermine s'il constitue un avenant approuvé.
Confirmez également l'entité fournisseur et la devise. Des noms commerciaux similaires, plusieurs comptes fournisseurs et des commandes en devise étrangère peuvent créer des concordances apparentes qui ne vont pas ensemble.
Conservez la facture et le bon de commande originaux avec la revue. Si vous normalisez des références pour la mise en correspondance, préservez les valeurs originales afin que le prochain réviseur puisse retrouver le même article sans répéter votre recherche.
Comparez chaque valeur sur la même base
| Champ | Vérifier | Explication courante à investiguer |
|---|---|---|
| Référence d'article | Même ligne produit ou service | Des descriptions différentes ou des codes fournisseur différents |
| Quantité | Même unité de mesure | Une boîte contient plusieurs unités |
| Prix unitaire | Même devise et même base de tarification | Prix révisé, remise ou supplément |
| Montant ligne | La quantité et le prix applicable concordent | Arrondi ou ajustement de ligne |
| TVA et livraison | Comparés séparément si pertinent | Un total affiché inclut des charges additionnelles |
| Total du document | Toutes les lignes et ajustements inclus | Page manquante ou charge consolidée |
Vérifiez chaque explication contre des preuves. N'assumez pas qu'un total égal prouve que chaque ligne concorde : une surfacturation et une sous‑facturation peuvent se compenser. Inversement, une petite différence de total peut provenir d'un arrondi plutôt que d'un prix convenu différent.
Un exemple chiffré d'écart facture / bon de commande
Cet exemple utilise des chiffres fictifs. Le bon de commande commande 100 unités à 12 € chacune, pour 1 200 € hors taxe. La facture facture 100 unités à 14 € chacune, pour 1 400 € hors taxe.
La quantité concorde. La différence de prix unitaire est de 2 €, et la différence de ligne est 100 × 2 € = 200 € hors taxe. L'exception utile est donc une différence de prix, et non une divergence de quantité.
| Enregistrement | Quantité | Prix unitaire | Total ligne hors taxe |
|---|---|---|---|
| Bon de commande | 100 | 12 € | 1 200 € |
| Facture | 100 | 14 € | 1 400 € |
| Différence | 0 | 2 € | 200 € |
Demandez si un avenant de prix approuvé explique le taux de 14 €. S'il existe, conservez cet élément avec la revue. S'il n'existe pas, demandez une facture corrigée ou une explication du fournisseur. L'exemple établit la différence ; il n'établit pas la réponse commerciale sans l'accord justificatif.
Vérifiez quantités et unités avant d'escalader
Un bon de commande peut indiquer 10 boîtes tandis qu'une facture indique 100 pièces. Si chaque boîte contient 10 pièces, les quantités peuvent représenter la même livraison. Comparez la conversion d'unité et la base de prix ensemble ; un prix par boîte ne peut pas être comparé directement à un prix par pièce.
Les factures de services nécessitent une attention similaire. Un forfait mensuel, un tarif journalier et un tarif horaire sont des bases différentes. Confirmez la période de service et si la ligne décrit un montant fixe convenu ou une consommation réelle.
Si la facture réfère à plusieurs commandes, séparez les lignes pertinentes avant de conclure qu'un bon manque des quantités. Conservez toute ligne non allouée visible. Évitez de forcer une correspondance simplement parce que le fournisseur et le total semblent plausibles.
Savoir quand un bordereau de livraison est nécessaire
La mise en correspondance facture‑PO compare la facture à la commande. Elle ne prouve pas ce qui a été reçu. Si la quantité reçue est la préoccupation, utilisez la facture, le bon de commande et le bon de livraison ensemble.
Par exemple, une facture et un bon de commande peuvent tous deux indiquer 100 unités tandis que le bon de livraison en indique 80. Il n'y a pas de différence bilatérale de quantité, mais l'absence de preuve de livraison importe pour la décision suivante. Suivez le Trois‑voies pour une livraison partielle : rapprocher facture, commande et bordereau pour cette situation.
La Documentation Oracle sur les niveaux de rapprochement distingue ces vérifications. Les workflows d’Arthur & Co fondés sur des fichiers fournissent des comparaisons et des exceptions ; ils ne doivent pas être confondus avec les blocages de correspondance automatisés ou le moteur d'approbation d'un ERP.
Enregistrez une anomalie que quelqu'un d'autre peut résoudre
Incluez le numéro de facture, le numéro et la révision du bon de commande, la référence d'article, les deux valeurs sources, la différence calculée et les preuves encore nécessaires. Nommez la personne responsable de l'étape suivante.
Une requête concise au fournisseur pourrait être : « La facture INV-204 porte sur 100 unités à 14 €. La révision 2 du bon PO-72 indique 100 unités à 12 €. Merci de confirmer la modification approuvée qui justifie l’écart de 200 € hors taxes, ou de fournir une facture corrigée. »
Ceci est plus facile à répondre que « votre facture est incorrecte ». Cela permet aussi à l'acheteur d'identifier une mise à jour interne du bon de commande que les finances n'ont pas encore reçue.
Conservez le résultat de la requête avec le pack source. Une explication téléphonique doit être enregistrée via votre processus normal afin que le prochain réviseur ne fasse pas face à la même différence inexpliquée.
Utilisez le workflow pour une première comparaison vérifiable
Le Workflow de rapprochement facture-commande d’Arthur & Co compare les deux enregistrements et met en évidence les quantités, prix, montants et différences d'en‑tête. Vérifiez les valeurs extraites par rapport aux documents, en particulier lorsqu'un scan ou une mise en page inhabituelle rend un champ incertain.
L'entrée gratuite nécessite les deux enregistrements et une vérification par courriel. Elle vous permet d'inspecter le résultat avant de choisir l'utilisation payante pour des contrôles répétés et un historique sauvegardé. La page du workflow explique les entrées actuelles et les quotas de travail.
Vous décidez si la facture peut poursuivre le processus d'approbation. Le workflow identifie les différences ; il n'approuve pas et n'effectue pas le paiement.
Concluez avec une différence expliquée
Clôturez le dossier uniquement lorsque les enregistrements concordent ou que la différence possède une explication documentée et une décision enregistrée. Conservez visibles les questions non résolues de livraison ou de crédit plutôt que de les cacher dans une note d'approbation générique.
Si ces vérifications se répètent au sein de l'équipe, utilisez le Automatisation des comptes fournisseurs pour petites équipes financières pour planifier un pilote ciblé et évaluer la qualité des revues.