Factuur en inkooporder komen niet overeen — hoe je het controleert
De factuur en de inkooporder komen niet overeen. De leverancier kan een andere prijs hebben gebruikt, een andere hoeveelheid in rekening hebben gebracht of een oudere orderrevisie hebben genoemd. Voordat je het verschil als een fout behandelt, vergelijk je hetzelfde artikel op dezelfde basis en verzamel je het bewijs dat de wijziging verklaart.
Je hebt de leveranciersfactuur, de toepasselijke inkooporder en een duidelijke lijst met verschillen nodig. Het resultaat moet de koper of de financiële controleur helpen beslissen wat ze moeten navragen en of de factuur door de goedkeuring kan blijven lopen.
Samenvatting
- Bevestig leverancier, ordernummer en de toepasselijke PO-revisie.
- Vergelijk apart aantal, eenheid, eenheidsprijs, valuta en belastingbasis.
- Toon de bronwaarden en de berekening achter elk verschil.
- Vraag een wijziging, gecorrigeerde factuur of verklaring voordat je de kwestie afsluit.
Start met de juiste inkooporder
Een factuur kan verkeerd lijken wanneer de controleur een verouderde PO gebruikt. Controleer het ordernummer en de revisie, en zoek vervolgens naar een goedgekeurde wijziging of overeengekomen extra kosten. Een e-mail waarin een wijziging wordt genoemd is nuttige context, maar jouw proces bepaalt of het een goedgekeurde wijziging is.
Bevestig ook de leveranciersentiteit en de valuta. Gelijke handelsnamen, meerdere leveranciersaccounts en bestellingen in vreemde valuta kunnen schijnbare overeenkomsten veroorzaken die niet bij elkaar horen.
Bewaar de originele factuur en PO bij de controle. Als je referenties normaliseert voor matching, bewaar dan de originele waarden zodat de volgende controleur hetzelfde item kan vinden zonder jouw zoekactie te herhalen.
Vergelijk elke waarde op dezelfde basis
| Veld | Controleer | Veelvoorkomende verklaring om te onderzoeken |
|---|---|---|
| Artikelreferentie | Zelfde product- of servicelijn | Verschillende omschrijvingen of leverancierscodes |
| Aantal | Zelfde meeteenheid | Een doos bevat meerdere eenheden |
| Stukprijs | Zelfde valuta en prijsbasis | Aangepaste prijs, korting of toeslag |
| Regelbedrag | Aantal en toepasselijke prijs komen overeen | Afronding of een regelcorrectie |
| Belasting en levering | Apart vergelijken waar relevant | Eén weergegeven totaal bevat extra kosten |
| Documenttotaal | Alle regels en correcties inbegrepen | Een ontbrekende pagina of samengevatte kosten |
Controleer elke verklaring aan de hand van bewijs. Ga er niet van uit dat een gelijke totaalsom bewijst dat elke regel overeenkomt: één overbelasting en één onderbelasting kunnen elkaar opheffen. Omgekeerd kan een klein totaalverschil voortkomen uit afronding in plaats van een andere overeengekomen prijs.
Een uitgewerkt verschil tussen factuur en inkooporder
Dit voorbeeld gebruikt fictieve bedragen. De inkooporder vermeldt 100 stuks van €12, samen €1.200 exclusief btw. De factuur vermeldt 100 stuks van €14, samen €1.400 exclusief btw.
Het aantal komt overeen. Het verschil in stukprijs is €2, en het regeldifference is 100 × €2 = €200 exclusief belasting. De bruikbare uitzondering is dus een prijsverschil, niet een hoeveelheidverschil.
| Document | Aantal | Eenheidsprijs | Regeltotaal exclusief btw |
|---|---|---|---|
| Inkooporder | 100 | €12 | €1.200 |
| Invoice | 100 | €14 | €1.400 |
| Verschil | 0 | €2 | €200 |
Vraag of een goedgekeurde prijswijziging het tarief van €14 verklaart. Als dat zo is, bewaar dat document bij de controle. Als dat niet zo is, vraag dan een gecorrigeerde factuur of een verklaring van de leverancier. Het voorbeeld stelt het verschil vast; het geeft geen commercieel antwoord zonder de ondersteunende overeenkomst.
Controleer aantallen en eenheden voordat je escaleert
Een PO kan 10 dozen vermelden terwijl een factuur 100 stuks vermeldt. Als elke doos 10 stuks bevat, kunnen de aantallen dezelfde levering vertegenwoordigen. Vergelijk de eenheidsconversie en de prijsbasis samen; een prijs per doos kun je niet direct vergelijken met een prijs per stuk.
Servicefacturen vragen om vergelijkbare zorg. Een maandelijkse vergoeding, dagtarief en uurtarief zijn verschillende basisen. Bevestig de serviceperiode en of de regel een overeengekomen vast bedrag of werkelijk verbruik beschrijft.
Als de factuur naar meerdere orders verwijst, scheid dan de relevante regels voordat je concludeert dat aan één PO hoeveelheden ontbreken. Houd elke niet-toegewezen regel zichtbaar. Vermijd het forceren van een match alleen omdat leverancier en totaal aannemelijk lijken.
Weet wanneer een afleveringsbewijs nodig is
Invoice-to-PO matching controleert de rekening tegen de order. Het bewijst niet wat er is ontvangen. Als de ontvangen hoeveelheid de zorg is, gebruik dan factuur, PO en afleveringsbewijs samen.
Bijvoorbeeld: een factuur en PO kunnen allebei 100 eenheden tonen terwijl het afleveringsbewijs 80 toont. Er is geen verschil van twee kanten in hoeveelheid, maar het ontbrekende leveringsbewijs is belangrijk voor de volgende beslissing. Volg de Driewegmatching bij gedeeltelijke leveringen voor die situatie.
De Oracle-documentatie over matchingniveaus onderscheidt deze controles. De workflows van Arthur & Co vergelijken aangeleverde bestanden en tonen afwijkingen; ze bieden geen automatische factuurblokkades of goedkeuringsprocessen zoals een ERP-systeem.
Leg een discrepantie vast die door iemand anders opgelost kan worden
Neem het factuurnummer, het PO-nummer en de revisie op, het artikelreferentie, beide bronwaarden, de berekende afwijking en het bewijs dat nog nodig is. Noem de persoon die verantwoordelijk is voor de volgende stap.
Een beknopte leveranciersvraag kan luiden: 'Factuur INV-204 vermeldt 100 stuks van €14. Revisie 2 van PO-72 vermeldt 100 stuks van €12. Bevestig de goedgekeurde wijziging die het verschil van €200 exclusief btw verklaart, of stuur een gecorrigeerde factuur.'
Dit is gemakkelijker te beantwoorden dan 'je factuur is onjuist.' Het stelt de koper ook in staat een interne PO-update te identificeren die de financiële afdeling nog niet heeft ontvangen.
Bewaar het resultaat van de vraag met het bronpakket. Een telefonische verklaring moet volgens jouw normale proces worden vastgelegd zodat de volgende controleur niet met hetzelfde onverklaarde verschil wordt geconfronteerd.
Gebruik de workflow voor een controleerbare eerste vergelijking
De Workflow voor factuur- en inkoopordermatching van Arthur & Co vergelijkt de twee records en toont hoeveelheden, prijzen, bedragen en kopverschillen. Controleer de geëxtraheerde waarden aan de hand van de documenten, vooral wanneer een scan of ongewone lay-out een veld onzeker maakt.
De gratis invoer vereist beide records en e-mailverificatie. Hiermee kunt je het resultaat inspecteren voordat je kiest voor betaalde gebruik voor herhaalde controles en opgeslagen geschiedenis. De workflowpagina legt de huidige invoer en werkbelastinglimieten uit.
U beslist of de factuur door je goedkeuringsproces kan gaan. De workflow identificeert verschillen; deze keurt niet goed en voert geen betaling uit.
Rond af met een verklaard verschil
Sluit de kwestie alleen af wanneer de documenten overeenkomen of het verschil een gedegen verklaring en een vastgestelde beslissing heeft. Houd onopgeloste leverings- of kredietvragen zichtbaar in plaats van ze te verbergen in een algemene goedkeuringsnotitie.
Als deze controles zich herhalen binnen het team, gebruik dan de AP-automatisering voor kleine financiële teams stapsgewijs om een gericht pilotproject te plannen en de kwaliteitscontrole te evalueren.