Wenn Rechnung und Bestellung nicht übereinstimmen — Vorgehen für Käufer und Prüfende
Die Rechnung und die Bestellung stimmen nicht überein. Der Lieferant könnte einen anderen Preis verwendet, eine andere Menge berechnet oder auf eine ältere Bestellrevision verwiesen haben. Bevor Sie die Differenz als Fehler behandeln, vergleichen Sie denselben Posten auf derselben Basis und sammeln Sie die Unterlage, die die Änderung erklärt.
Sie benötigen die Lieferantenrechnung, die zutreffende Bestellung und eine klare Liste der Unterschiede. Das Ergebnis sollte dem Einkäufer oder der Finanzprüfung helfen zu entscheiden, welche Fragen zu stellen sind und ob die Rechnung weiter durch den Genehmigungsprozess laufen kann.
Zusammenfassung
- Bestätigen Sie Lieferant, Bestellnummer und die zutreffende PO-Revision.
- Vergleichen Sie Menge, Einheit, Stückpreis, Währung und Steuerbasis separat.
- Zeigen Sie die Quellwerte und die Berechnung hinter jeder Differenz.
- Fordern Sie eine Änderung, eine korrigierte Rechnung oder eine Erklärung an, bevor Sie den Vorgang abschließen.
Beginnen Sie mit der korrekten Bestellung
Eine Rechnung kann falsch erscheinen, wenn die Prüfperson eine veraltete Bestellung verwendet. Prüfen Sie die Bestellnummer und die Revision, und suchen Sie dann nach einer genehmigten Änderung oder einer vereinbarten zusätzlichen Gebühr. Eine E‑Mail, die eine Änderung erwähnt, ist nützlicher Kontext, aber Ihr Prozess bestimmt, ob sie eine genehmigte Änderung darstellt.
Bestätigen Sie auch die Lieferanten‑Einheit und die Währung. Ähnliche Handelsnamen, mehrere Lieferantenkonten und Bestellungen in Fremdwährung können scheinbare Übereinstimmungen erzeugen, die nicht zusammengehören.
Behalten Sie die Originalrechnung und die PO während der Prüfung. Wenn Sie Referenzen für das Matching normalisieren, bewahren Sie die Originalwerte auf, damit der nächste Prüfer denselben Posten ohne erneute Suche finden kann.
Vergleichen Sie jeden Wert auf derselben Grundlage
| Feld | Prüfen | Häufige Erklärung, die zu untersuchen ist |
|---|---|---|
| Artikelreferenz | Dasselbe Produkt- oder Dienstleistungsfeld | Unterschiedliche Beschreibungen oder Lieferantencodes |
| Menge | Dieselbe Mengeneinheit | Eine Schachtel enthält mehrere Einheiten |
| Stückpreis | Dieselbe Währung und Preisbasis | Überarbeiteter Preis, Rabatt oder Zuschlag |
| Zeilenbetrag | Menge und zutreffender Preis stimmen überein | Rundung oder eine Zeilenanpassung |
| Steuer und Lieferung | Separat vergleichen, wo relevant | Ein angezeigter Gesamtbetrag enthält zusätzliche Gebühren |
| Dokumentgesamtsumme | Alle Zeilen und Anpassungen enthalten | Eine fehlende Seite oder zusammengefasste Gebühr |
Prüfen Sie jede Erklärung anhand der Belege. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine gleiche Gesamtsumme beweist, dass jede Zeile übereinstimmt: Eine Überberechnung und eine Unterberechnung können sich gegenseitig ausgleichen. Umgekehrt kann eine kleine Gesamtdifferenz von einer Rundung und nicht von einem anderen vereinbarten Preis herrühren.
Ein durchgerechnetes Beispiel für eine Rechnung-zu-Bestellung-Abweichung
Dieses Beispiel verwendet fiktive Zahlen. Die PO bestellt 100 Einheiten zu je €12, also €1.200 vor Steuern. Die Rechnung berechnet 100 Einheiten zu je €14, also €1.400 vor Steuern.
Die Menge stimmt überein. Die Stückpreisdifferenz beträgt €2, und die Zeilendifferenz ist 100 × €2 = €200 vor Steuern. Die nützliche Schlussfolgerung ist daher ein Preisunterschied und keine Mengendifferenz.
| Beleg | Menge | Stückpreis | Zeilensumme vor Steuern |
|---|---|---|---|
| Bestellung | 100 | €12 | €1.200 |
| Rechnung | 100 | €14 | €1.400 |
| Differenz | 0 | €2 | €200 |
Fragen Sie, ob eine genehmigte Preisänderung den Satz von €14 erklärt. Wenn ja, bewahren Sie diesen Nachweis mit der Prüfung auf. Wenn nicht, fordern Sie eine korrigierte Rechnung oder eine Lieferantenerklärung an. Das Beispiel stellt die Differenz fest; es beantwortet die kommerzielle Frage nicht ohne die unterstützende Vereinbarung.
Prüfen Sie Mengen und Einheiten, bevor Sie eskalieren
Eine PO kann 10 Schachteln aufführen, während eine Rechnung 100 Stück angibt. Wenn jede Schachtel 10 Stück enthält, können die Mengen dieselbe Lieferung darstellen. Vergleichen Sie die Mengenumrechnung und die Preisbasis zusammen; ein Preis pro Schachtel kann nicht direkt mit einem Preis pro Stück verglichen werden.
Service‑Rechnungen erfordern ähnliche Sorgfalt. Eine Monatsgebühr, ein Tagessatz und ein Stundensatz sind unterschiedliche Basen. Bestätigen Sie den Leistungszeitraum und ob die Position einen vereinbarten Fixbetrag oder die tatsächliche Nutzung beschreibt.
Wenn die Rechnung sich auf mehrere Bestellungen bezieht, trennen Sie die relevanten Zeilen, bevor Sie schlussfolgern, dass für eine PO Mengen fehlen. Halten Sie jede nicht zugeordnete Zeile sichtbar. Vermeiden Sie es, eine Übereinstimmung zu erzwingen, nur weil Lieferant und Summe plausibel erscheinen.
Wissen, wann ein Liefernachweis notwendig ist
Das Invoice‑to‑PO‑Matching prüft die Rechnung gegen die Bestellung. Es beweist nicht, was empfangen wurde. Wenn die erhaltene Menge relevant ist, verwenden Sie Rechnung, PO und Lieferschein gemeinsam.
Zum Beispiel können Rechnung und PO beide 100 Einheiten ausweisen, während der Lieferschein 80 zeigt. Es gibt keinen zweiseitigen Mengenunterschied zwischen Rechnung und PO, aber der fehlende Liefernachweis ist für die nächste Entscheidung relevant. Folgen Sie dem Dreifachabgleich bei Teillieferungen verstehen und anwenden für diese Situation.
Die Oracle-Dokumentation zu Abgleichstufen unterscheidet diese Prüfungen. Die dateibasierten Workflows von Arthur & Co bieten Vergleiche und Ausnahmen; sie dürfen nicht mit den automatischen Matching‑Holds oder dem Genehmigungssystem eines ERP verwechselt werden.
Dokumentieren Sie eine Abweichung, die eine andere Person lösen kann
Geben Sie die Rechnungsnummer, Bestellnummer und Revision, Artikelreferenz, beide Quellwerte, die berechnete Differenz und die noch benötigten Belege an. Benennen Sie die Person, die für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Eine prägnante Lieferantenanfrage könnte lauten: „Rechnung INV-204 berechnet 100 Einheiten zu €14. PO-72 Revision 2 listet 100 Einheiten zu €12. Bitte bestätigen Sie die genehmigte Änderung, die die Differenz von €200 vor Steuern erklärt, oder stellen Sie eine korrigierte Rechnung aus.“
Das ist leichter zu beantworten als „Ihre Rechnung ist falsch.“ Es ermöglicht dem Einkäufer außerdem, ein internes PO‑Update zu identifizieren, das die Finanzabteilung noch nicht erhalten hat.
Bewahren Sie das Ergebnis der Anfrage mit dem Quell‑Paket auf. Eine telefonische Erklärung sollte gemäß Ihrem normalen Prozess dokumentiert werden, damit der nächste Prüfer nicht derselben unerklärten Differenz gegenübersteht.
Verwenden Sie den Workflow für einen prüfbaren ersten Vergleich
Der Workflow zum Rechnungs- und Bestellabgleich von Arthur & Co vergleicht die beiden Belege und legt Mengen, Preise, Beträge und Kopfzeilenunterschiede offen. Prüfen Sie die extrahierten Werte gegen die Dokumente, insbesondere dort, wo ein Scan oder ein ungewöhnliches Layout ein Feld unsicher macht.
Der kostenlose Einstieg benötigt beide Belege und eine E‑Mail‑Verifizierung. Er ermöglicht es Ihnen, das Ergebnis zu prüfen, bevor Sie die kostenpflichtige Nutzung für Wiederholungsprüfungen und gespeicherte Historie wählen. Die Workflow‑Seite erklärt die aktuellen Eingaben und Arbeitslast‑Zulagen.
Sie entscheiden, ob die Rechnung durch Ihren Genehmigungsprozess weitergehen kann. Der Workflow identifiziert Unterschiede; er genehmigt nicht und veranlasst keine Zahlung.
Beenden Sie mit einer erklärten Differenz
Schließen Sie den Vorgang nur, wenn die Belege übereinstimmen oder die Differenz eine gestützte Erklärung und eine dokumentierte Entscheidung hat. Halten Sie ungeklärte Lieferungs‑ oder Gutschriftenfragen sichtbar, anstatt sie in einer allgemeinen Genehmigungsnotiz zu verstecken.
Wenn diese Prüfungen im Team häufiger vorkommen, nutzen Sie den AP‑Automatisierung für kleine Finanzteams: Jobfokussierte Piloten, um einen fokussierten Pilotversuch zu planen und die Prüfungsqualität zu bewerten.