Conciliação a três vias para entregas parciais: comparar fatura, ordem e nota de entrega
Encomendaste 100 unidades e recebeste uma fatura por 100, mas a nota de entrega lista apenas 80. Uma verificação entre dois documentos pode mostrar que a fatura concorda com a ordem de compra e ainda assim deixar uma questão importante por responder: o que suporta a quantidade faturada? A conciliação a três vias para entregas parciais compara a fatura, a ordem e o registo de entrega em conjunto.
Começa com as três fontes e mantém as quantidades encomendadas, faturadas e recebidas separadas. O resultado útil é uma diferença visível com contexto suficiente para investigar a entrega em falta, uma nota em falta ou o acordo de faturação do fornecedor.
Resumo
- Faz corresponder o mesmo artigo e a mesma unidade entre os três registos.
- Distingue quantidades encomendadas, faturadas e recebidas.
- Investiga a falta de evidência de entrega antes de assumir faturação em excesso.
- Mantém as quantidades por resolver visíveis até que cheguem os registos de suporte.
Compreender o que os três registos estabelecem
A ordem de compra regista o que foi encomendado. A fatura regista o que o fornecedor está a faturar. A nota de entrega regista a entrega representada por esse documento. Nenhuma destas fontes pode substituir silenciosamente outra.
Uma fatura que corresponde à ordem não estabelece o recebimento. Uma nota de entrega que concorda com a fatura não explica um preço superior ao da ordem. Analisa tanto as questões de quantidade como de preço enquanto manténs claras as relações entre as fontes.
A Documentação da Oracle sobre níveis de correspondência explica a distinção entre verificações a duas vias e verificações baseadas no recebimento. O valor prático para uma pequena equipa financeira é saber quando uma terceira fonte é necessária, mesmo que a revisão comece a partir de ficheiros carregados.
Recolher a fatura, a ordem de compra e a nota de entrega aplicáveis
Verifica o fornecedor, a referência da ordem, o código do artigo, a unidade de medida e a data do documento. Usa a revisão da ordem aplicável. Uma ordem mais recente pode alterar a quantidade ou o preço, e uma nota de uma entrega anterior pode não pertencer à fatura em revisão.
Assegura que o registo de entrega é legível e inclui a página relevante. Uma digitalização que corte quantidades ou referências de artigo pode criar uma excepção por valor em falta em vez de uma discrepância comercial.
Se a fatura cobrir várias remessas, identifica quais registos de entrega lhe pertencem. Não presumas que uma nota representa todas as remessas. Verifica os limites de input do fluxo de trabalho antes de tratar um conjunto de múltiplas remessas como um processo cumulativo suportado.
Um exemplo de entrega parcial
Os valores seguintes são fictícios. PO-72 encomenda 100 unidades a €12. INV-204 fatura 100 unidades ao mesmo preço. A nota de entrega DN-51 regista 80 unidades.
| Verificação | Primeira fonte | Segunda fonte | Diferença |
|---|---|---|---|
| Encomendado versus faturado | PO: 100 unidades | Fatura: 100 unidades | 0 unidades |
| Faturado versus recebido | Fatura: 100 unidades | Nota de entrega: 80 unidades | 20 unidades |
| Encomendado versus recebido | PO: 100 unidades | Nota de entrega: 80 unidades | 20 unidades |
| Preço | PO: €12 por unidade | Fatura: €12 por unidade | €0 por unidade |
As 20 unidades faturadas mas não suportadas por esta nota de entrega representam €240 antes de impostos ao preço indicado. Esse montante identifica a questão a investigar; não é automaticamente um valor a deduzir do pagamento.
Verifica se ocorreu outra entrega, se falta outra nota ou se o acordo de faturação permite faturar antes da entrega. Mantém a resposta e a evidência de suporte com a revisão.
Separar entrega parcial de evidência em falta
Uma entrega parcial é um evento comercial. Uma nota de entrega em falta é uma lacuna de evidência. Podem produzir a mesma diferença de quantidade visível numa comparação de ficheiros, mas exigem seguimento diferente.
Para uma entrega parcial, pergunta à equipa de receção o que permanece em aberto e quando se espera que chegue. Para evidência em falta, obtém a nota relevante e confirma as quantidades dos artigos. Evita registar “mercadorias não recebidas” quando a constatação real é “receção não evidenciada nos registos fornecidos.”
Usa essa redação precisa no registo de excepções. Ajuda o armazém, o comprador e o revisor financeiro a responderem à questão que realmente conseguem esclarecer.
Verifica remessas divididas, unidades e devoluções
Se chegaram 80 unidades numa remessa e 20 noutra, conserva ambas as referências. Confirma que a segunda nota é um recebimento separado e não uma cópia duplicada da primeira. Uploads repetidos de documentos não devem transformar-se em quantidades recebidas repetidas.
Normaliza as unidades com cuidado. Uma nota a mostrar oito caixas pode representar 80 peças, mas só se a quantidade por embalagem estiver estabelecida. Compara a conversão de unidades e o código do artigo em conjunto.
Mercadorias devolvidas também precisam da sua própria evidência. Uma nota de entrega pode mostrar o recebimento original sem reflectir uma devolução posterior. Solicita o registo de devolução e qualquer crédito emitido, depois usa o teu processo de revisão para determinar o efeito na fatura. Não edites a quantidade recebida apenas para fazer as três figuras concordarem.
Mantém separadas as excepções de quantidade e de preço
Uma fatura pode ter tanto uma quantidade não suportada como um preço unitário diferente. Mostra cada valor fonte e evita agregar tudo num único total inexplicado.
Para questões de preço ou revisão da ordem, o Quando a fatura e a ordem de compra não coincidem: como identificar e resolver diferenças explica a investigação a duas vias. Para créditos ou pagamentos que mais tarde apareçam de forma diferente na conta do fornecedor, usa o processo separado de reconciliação de fornecedores.
Esta separação torna a passagem de responsabilidades mais clara. A equipa de receção pode confirmar a entrega, o comprador pode explicar o preço acordado e as finanças podem reter a evidência da aprovação resultante.
Usa um resultado que mostre as relações entre as fontes
O Fluxo de conciliação de três vias da Arthur & Co aceita a fatura, a ordem de compra e o registo de entrega e devolve comparações com excepções e contexto de fonte. Revê as quantidades e preços extraídos antes de interpretarem a diferença.
As verificações pareadas do fluxo de trabalho ajudam a expor quais os registos que discordam. Não estabelecem automaticamente todas as remessas cumulativas, devoluções ou cenários de alocação de faturas. Mantém as alocações complexas na investigação e verifica a evidência relevante.
Uma execução gratuita permite inspecionar um conjunto antes de considerar uso repetido pago e histórico guardado. O teu revisor decide como resolver a discrepância e se o pagamento pode avançar; o fluxo de trabalho não toma essa decisão nem executa o pagamento.
Fecha o conjunto com uma ação seguinte clara
Para cada linha por resolver, regista o artigo, quantidades encomendadas/faturadas/recebidas, diferença de valor, referências das fontes e evidência em falta. Atribui o próximo passo à equipa de receção, ao comprador ou ao fornecedor, conforme apropriado.
Quando a nota em falta ou a explicação chegar, conserva-a com a excepção original. Uma revisão concluída deve deixar claro porque a fatura prosseguiu, foi alterada ou permaneceu por resolver, sem exigir que outra pessoa repita toda a comparação.