Qué hacer cuando la factura y el pedido de compra no coinciden
La factura y el pedido de compra no coinciden. El proveedor puede haber usado un precio distinto, facturado una cantidad diferente o referenciado una revisión anterior del pedido. Antes de tratar la diferencia como un error, compara el mismo artículo con la misma base y reúne el registro que explique el cambio.
Necesitas la factura del proveedor, el pedido de compra aplicable y una lista clara de diferencias. El resultado debería ayudar al comprador o al revisor de finanzas a decidir qué consultar y si la factura puede continuar a través de la aprobación.
Resumen
- Confirma el proveedor, el número de pedido y la revisión del PO aplicable.
- Compara cantidad, unidad, precio unitario, moneda y base imponible por separado.
- Muestra los valores de origen y el cálculo detrás de cada diferencia.
- Solicita una enmienda, una factura corregida o una explicación antes de cerrar el asunto.
Empiece con la orden de compra correcta
Una factura puede parecer incorrecta cuando el revisor está usando un PO obsoleto. Comprueba el número de pedido y la revisión, luego busca una enmienda aprobada o un cargo adicional acordado. Un correo electrónico que mencione un cambio es contexto útil, pero tu proceso determina si constituye una enmienda aprobada.
Confirma también la entidad del proveedor y la moneda. Nombres comerciales similares, múltiples cuentas de proveedor y pedidos en moneda extranjera pueden crear coincidencias aparentes que no pertenecen juntas.
Conserva la factura y el PO originales con la revisión. Si normalizas referencias para el cotejo, preserva los valores originales para que el siguiente revisor pueda encontrar el mismo artículo sin repetir tu búsqueda.
Compare cada valor en la misma base
| Campo | Comprobación | Explicación común para investigar |
|---|---|---|
| Referencia del artículo | Misma línea de producto o servicio | Descripciones diferentes o códigos de proveedor distintos |
| Cantidad | Misma unidad de medida | Una caja contiene varias unidades |
| Precio unitario | Misma moneda y base de precio | Precio revisado, descuento o recargo |
| Importe de línea | Cantidad y precio aplicable coinciden | Redondeo o un ajuste de línea |
| Impuesto y transporte | Comparados por separado cuando procede | Un total mostrado incluye cargos adicionales |
| Total del documento | Todas las líneas y ajustes incluidos | Falta una página o un cargo resumido |
Comprueba cada explicación frente a la evidencia. No supongas que un total igual prueba que cada línea coincide: un sobrecargo y un descuento pueden compensarse. Por el contrario, una pequeña diferencia total puede deberse al redondeo en lugar de a un precio acordado distinto.
Un ejemplo de factura y orden de compra que no coinciden
Este ejemplo usa cifras ficticias. El PO solicita 100 unidades a 12 € cada una, por 1.200 € antes de impuestos. La factura factura 100 unidades a 14 € cada una, por 1.400 € antes de impuestos.
La cantidad coincide. La diferencia de precio unitario es de 2 €, y la diferencia de línea es 100 × 2 € = 200 € antes de impuestos. La excepción útil es, por tanto, una diferencia de precio, no una discrepancia de cantidad.
| Registro | Cantidad | Precio unitario | Total de línea antes de impuestos |
|---|---|---|---|
| Orden de compra | 100 | €12 | €1.200 |
| Factura | 100 | €14 | €1.400 |
| Diferencia | 0 | €2 | €200 |
Pregunta si una enmienda de precio aprobada explica la tarifa de 14 €. Si la explica, conserva ese registro con la revisión. Si no la explica, solicita una factura corregida o una explicación por parte del proveedor. El ejemplo establece la diferencia; no establece la respuesta comercial sin el acuerdo de respaldo.
Compruebe cantidades y unidades antes de escalar
Un PO puede listar 10 cajas mientras que una factura lista 100 piezas. Si cada caja contiene 10 piezas, las cantidades pueden representar la misma entrega. Compara la conversión de unidades y la base de precio conjuntamente; un precio por caja no puede compararse directamente con un precio por pieza.
Las facturas de servicios requieren un cuidado similar. Una tarifa mensual, una tarifa diaria y una tarifa por hora son bases distintas. Confirma el periodo de servicio y si la línea describe una cantidad fija acordada o el uso real.
Si la factura hace referencia a varios pedidos, separa las líneas relevantes antes de concluir que a un PO le faltan cantidades. Mantén cualquier línea no asignada visible. Evita forzar una coincidencia simplemente porque el proveedor y el total parecen plausibles.
Sepa cuándo es necesario un albarán de entrega
El cotejo factura-PO compara la factura con el pedido. No prueba lo que se recibió. Si la cantidad recibida es la preocupación, usa la factura, el PO y la nota de entrega juntos.
Por ejemplo, una factura y un PO pueden mostrar ambos 100 unidades mientras que la nota de entrega muestra 80. No hay diferencia de cantidad en dos vías, pero la falta de evidencia de entrega importa para la siguiente decisión. Sigue la Comparación a tres vías para gestionar entregas parciales para esa situación.
La Documentación de Oracle sobre niveles de cotejo distingue estas comprobaciones. Los flujos de trabajo de Arthur & Co basados en archivos proporcionan comparaciones y excepciones; no deben confundirse con las retenciones de coincidencia automatizadas o el motor de aprobaciones de un ERP.
Registre una discrepancia que otra persona pueda resolver
Incluye el número de factura, el número de PO y la revisión, la referencia del artículo, ambos valores de origen, la diferencia calculada y la evidencia que aún hace falta. Nombra a la persona responsable del siguiente paso.
Una consulta concisa al proveedor podría decir: «La factura INV-204 factura 100 unidades a 14 €. PO-72 revisión 2 lista 100 unidades a 12 €. Por favor confirma la enmienda aprobada que respalde la diferencia de 200 € antes de impuestos, o proporciona una factura corregida.»
Esto es más fácil de responder que «tu factura está mal». También permite al comprador identificar una actualización interna del PO que finanzas aún no ha recibido.
Conserva el resultado de la consulta con el paquete de origen. Una explicación telefónica debe registrarse a través de tu proceso normal para que el siguiente revisor no se enfrente a la misma diferencia sin explicación.
Use el flujo de trabajo para una primera comparación verificable
El Flujo de cotejo de facturas y pedidos de Arthur & Co compara los dos registros y expone cantidades, precios, importes y diferencias de cabecera. Comprueba los valores extraídos frente a los documentos, especialmente donde un escaneo o un diseño inusual hace que un campo sea incierto.
La entrada gratuita necesita ambos registros y verificación por correo electrónico. Te permite inspeccionar el resultado antes de elegir el uso de pago para comprobaciones repetidas y el historial guardado. La página del workflow explica las entradas actuales y las asignaciones de carga de trabajo.
Tú decides si la factura puede avanzar en tu proceso de aprobación. El workflow identifica diferencias; no aprueba ni efectúa el pago.
Termine con una diferencia explicada
Cierra el asunto solo cuando los registros coincidan o la diferencia tenga una explicación documentada y una decisión registrada. Mantén visibles las preguntas de entrega o crédito no resueltas en lugar de ocultarlas dentro de una nota de aprobación genérica.
Si estas comprobaciones se repiten en el equipo, usa la Automatización de cuentas a pagar para equipos financieros pequeños para planear un piloto enfocado y evaluar la calidad de la revisión.