Comparación a tres vías para gestionar entregas parciales
Pediste 100 unidades y recibiste una factura por 100, pero la nota de entrega sólo indica 80. Una comprobación con dos documentos puede mostrar que la factura concuerda con la orden de compra y aun así dejar sin responder la pregunta importante: ¿qué respalda la cantidad facturada? La conciliación a tres vías para entregas parciales compara la factura, la orden y el albarán juntos.
Comienza con las tres fuentes y mantiene separadas las cantidades pedidas, facturadas y recibidas. El resultado útil es una diferencia visible con suficiente contexto para investigar la entrega restante, una nota faltante o el acuerdo de facturación del proveedor.
Resumen
- Combina el mismo artículo y unidad en los tres registros.
- Distingue las cantidades pedidas, facturadas y recibidas.
- Investiga la falta de evidencia de entrega antes de asumir un sobrefacturado.
- Mantén las cantidades no resueltas visibles hasta que lleguen los documentos que las respalden.
Comprender lo que establecen los tres registros
La orden de compra registra lo que se pidió. La factura registra lo que el proveedor está facturando. La nota de entrega registra la entrega representada por ese documento. Ninguna de estas fuentes puede sustituir silenciosamente a otra.
Que una factura concuerde con la orden no establece la recepción. Que una nota de entrega coincida con la factura no explica un precio superior al de la orden. Revisa tanto las cuestiones de cantidad como de precio manteniendo claras las relaciones entre las fuentes.
La Documentación de Oracle sobre niveles de cotejo explica la distinción entre controles de dos vías y controles basados en el albarán. El valor práctico para un equipo financiero pequeño es saber cuándo es necesaria una tercera fuente, incluso si la revisión comienza a partir de archivos subidos.
Reúne la factura, la OC y la nota de entrega aplicables
Comprueba proveedor, referencia de pedido, código del artículo, unidad de medida y fecha del documento. Utiliza la revisión de la OC que aplique. Un pedido más reciente puede cambiar la cantidad o el precio, y una nota de una entrega anterior puede no pertenecer a la factura que se está revisando.
Asegúrate de que el registro de entrega sea legible e incluya la página relevante. Un escaneo que corte cantidades o referencias de artículos puede crear una excepción por valor ausente en lugar de una discrepancia comercial.
Si la factura cubre varios envíos, identifica qué albaranes le pertenecen. No supongas que una nota representa todos los envíos. Verifica los límites de entrada del flujo de trabajo antes de tratar un paquete con múltiples envíos como un proceso de asignación acumulada respaldada.
Un ejemplo de entrega parcial
Las cifras siguientes son ficticias. PO-72 pide 100 unidades a 12 € cada una. La factura INV-204 factura 100 unidades al mismo precio. La nota de entrega DN-51 registra 80 unidades.
| Comprobación | Primera fuente | Segunda fuente | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Pedidas frente a facturadas | PO: 100 unidades | Factura: 100 unidades | 0 unidades |
| Facturadas frente a recibidas | Factura: 100 unidades | Nota de entrega: 80 unidades | 20 unidades |
| Pedidas frente a recibidas | PO: 100 unidades | Nota de entrega: 80 unidades | 20 unidades |
| Precio | PO: 12 € por unidad | Factura: 12 € por unidad | 0 € por unidad |
Las 20 unidades facturadas pero no respaldadas por esta nota de entrega representan 240 € antes de impuestos al precio indicado. Ese importe identifica el asunto a investigar; no es automáticamente una cantidad a deducir del pago.
Comprueba si se produjo otra entrega, si falta otra nota o si el acuerdo de facturación permite facturar antes de la entrega. Mantén la respuesta y la evidencia de respaldo con la revisión.
Separa entrega parcial de falta de evidencia
Una entrega parcial es un evento comercial. Una nota de entrega faltante es una laguna de evidencia. Pueden producir la misma diferencia de cantidad visible en una comparación de archivos, pero requieren un seguimiento diferente.
Para una entrega parcial, pregunta al equipo de recepción qué queda pendiente y cuándo se espera. Para falta de evidencia, obtén la nota correspondiente y confirma las cantidades de los artículos. Evita registrar “mercancías no recibidas” cuando el hallazgo real es “recepción no evidenciada en los documentos suministrados”.
Usa esa redacción precisa en el registro de excepciones. Ayuda al almacén, al comprador y al revisor financiero a responder a la pregunta que realmente pueden contestar.
Comprueba envíos divididos, unidades y devoluciones
Si llegaron 80 unidades en un envío y 20 en otro, conserva ambas referencias. Confirma que la segunda nota es una recepción separada y no una copia duplicada de la primera. Las subidas repetidas de documentos no deberían convertirse en cantidades recibidas repetidas.
Normaliza las unidades con cuidado. Una nota que muestra ocho cajas puede representar 80 piezas, pero sólo si se establece la cantidad por embalaje. Compara la conversión de unidades y el código del artículo juntos.
Las mercancías devueltas también necesitan su propia evidencia. Una nota de entrega puede mostrar la recepción original sin reflejar una devolución posterior. Solicita el registro de la devolución y cualquier abono emitido, y luego usa tu proceso de revisión para determinar el efecto sobre la factura. No edites la cantidad recibida únicamente para hacer que las tres cifras coincidan.
Mantén separadas las excepciones de cantidad y de precio
Una factura puede tener tanto una cantidad sin respaldo como un precio unitario distinto. Muestra el valor de cada fuente y evita agruparlo todo en un único total inexplicado.
Para cuestiones de precio o revisiones de pedido, la Qué hacer cuando la factura y el pedido de compra no coinciden explica la investigación en dos vías. Para abonos o pagos que más tarde aparezcan de forma diferente en la cuenta del proveedor, utiliza el proceso separado de conciliación del proveedor.
Esta separación hace el traspaso más claro. El equipo de recepción puede confirmar la entrega, el comprador puede explicar el precio acordado y finanzas puede conservar la evidencia de la aprobación resultante.
Usa un resultado que muestre las relaciones entre las fuentes
El Flujo de conciliación de tres vías de Arthur & Co acepta la factura, la orden de compra y el registro de entrega y devuelve comparaciones con excepciones y contexto de origen. Revisa las cantidades y precios extraídos antes de interpretar la diferencia.
Las comprobaciones por pares del flujo de trabajo ayudan a exponer qué registros discrepan. No establecen automáticamente todos los escenarios de envíos acumulados, devoluciones o asignaciones de factura. Mantén las asignaciones complejas en la investigación y verifica la evidencia relevante.
Una ejecución gratuita te permite inspeccionar un paquete antes de considerar el uso repetido de pago y el historial guardado. Tu revisor decide cómo resolver la discrepancia y si se puede proceder al pago; el flujo de trabajo no toma esa decisión ni ejecuta el pago.
Cierra el paquete con una acción siguiente clara
Para cada línea no resuelta, registra el artículo, las cantidades pedidas/facturadas/recibidas, la diferencia de valor, las referencias de las fuentes y la evidencia faltante. Asigna el siguiente paso al equipo de recepción, al comprador o al proveedor según corresponda.
Cuando llegue la nota o explicación faltante, consérvala con la excepción original. Una revisión completada debe dejar claro por qué la factura siguió adelante, cambió o quedó sin resolver, sin requerir que otra persona repita toda la comparación.