Trois‑voies pour une livraison partielle : rapprocher facture, commande et bordereau
Vous avez commandé 100 unités et reçu une facture pour 100, mais le bordereau de livraison n'indique que 80. Un contrôle à deux documents peut montrer que la facture concorde avec le bon de commande et laisser pourtant la question importante sans réponse : qu'est‑ce qui justifie la quantité facturée ? Le rapprochement trois‑voies pour livraisons partielles compare la facture, la commande et l'état de livraison ensemble.
Commencez par les trois sources et conservez séparément les quantités commandées, facturées et reçues. Le résultat utile est une différence visible avec suffisamment de contexte pour enquêter sur la livraison restante, un bordereau manquant ou l'arrangement de facturation du fournisseur.
Résumé
- Faites correspondre le même article et la même unité dans les trois documents.
- Distinguez les quantités commandées, facturées et reçues.
- Enquêtez sur l'absence de preuve de livraison avant de conclure à une surfacturation.
- Maintenez visibles les quantités non résolues jusqu'à l'arrivée des pièces justificatives.
Comprenez ce que les trois documents établissent
Le bon de commande enregistre ce qui a été commandé. La facture enregistre ce que le fournisseur facture. Le bordereau de livraison enregistre la livraison représentée par ce document. Aucune de ces sources ne peut se substituer silencieusement à une autre.
Une facture en accord avec la commande n'établit pas la réception. Un bordereau correspondant à la facture n'explique pas un prix supérieur à celui de la commande. Examinez à la fois les questions de quantité et de prix tout en maintenant claires les relations entre les sources.
La Documentation Oracle sur les niveaux de rapprochement explique la distinction entre contrôles à deux voies et contrôles basés sur la réception. La valeur pratique pour une petite équipe finance est de savoir quand une troisième source est nécessaire, même si la revue commence à partir de fichiers téléversés.
Rassemblez la facture applicable, le bon de commande et le bon de livraison
Vérifiez le fournisseur, la référence de commande, le code article, l'unité de mesure et la date du document. Utilisez la révision du bon de commande applicable. Une commande plus récente peut modifier la quantité ou le prix, et un bordereau d'une livraison antérieure peut ne pas appartenir à la facture en cours de revue.
Assurez‑vous que l'état de livraison est lisible et inclut la page pertinente. Un scan qui coupe les quantités ou les références d'articles peut créer une exception « valeur manquante » plutôt qu'un écart métier.
Si la facture couvre plusieurs expéditions, identifiez quels bordereaux lui appartiennent. N'assumez pas qu'un seul bordereau représente chaque envoi. Vérifiez les limites d'entrée du flux de travail avant de traiter un paquet multi‑expédition comme un processus d'allocation cumulative justifiée.
A partial‑delivery example
Les chiffres suivants sont fictifs. PO‑72 commande 100 unités à 12 €. La facture INV‑204 facture 100 unités au même prix. Le bordereau DN‑51 enregistre 80 unités.
| Vérification | Première source | Deuxième source | Différence |
|---|---|---|---|
| Commandé versus facturé | BC : 100 unités | Facture : 100 unités | 0 unités |
| Facturé versus reçu | Facture : 100 unités | Bordereau : 80 unités | 20 unités |
| Commandé versus reçu | BC : 100 unités | Bordereau : 80 unités | 20 unités |
| Prix | BC : 12 € par unité | Facture : 12 € par unité | 0 € par unité |
Les 20 unités facturées mais non couvertes par ce bordereau représentent 240 € hors taxe au prix indiqué. Ce montant identifie l'élément à investiguer ; il n'est pas automatiquement un montant à déduire du paiement.
Vérifiez si une autre livraison a eu lieu, si un bordereau manque, ou si l'arrangement convenu permet la facturation avant livraison. Conservez la réponse et les preuves justificatives avec la revue.
Séparez livraison partielle et preuve manquante
Une livraison partielle est un événement commercial. Un bordereau manquant est une lacune de preuve. Ils peuvent produire la même différence de quantité visible dans une comparaison de fichiers, mais ils exigent un suivi différent.
Pour une livraison partielle, demandez à l'équipe de réception ce qui reste à livrer et quand cela est attendu. Pour une preuve manquante, obtenez le bordereau pertinent et confirmez les quantités d'articles. Évitez d'enregistrer « marchandises non reçues » quand la constatation réelle est « réception non justifiée dans les documents fournis ».
Utilisez cette formulation précise dans le registre des exceptions. Elle aide l'entrepôt, l'acheteur et le réviseur finance à répondre à la question qu'ils peuvent réellement trancher.
Vérifiez les expéditions fractionnées, les unités et les retours
Si 80 unités sont arrivées dans un envoi et 20 dans un autre, conservez les deux références. Confirmez que le second bordereau constitue une réception séparée et non une copie du premier. Les téléversements répétés de documents ne doivent pas devenir des quantités reçues répétées.
Normalisez les unités avec soin. Un bordereau indiquant huit cartons peut représenter 80 pièces, mais seulement si la quantité par colis est établie. Comparez la conversion d'unité et le code article ensemble.
Les retours de marchandises nécessitent aussi leurs propres preuves. Un bordereau peut montrer la réception initiale sans refléter un retour ultérieur. Demandez l'enregistrement du retour et tout avoir émis, puis utilisez votre processus de revue pour déterminer l'effet sur la facture. Ne modifiez pas la quantité reçue simplement pour faire concorder les trois chiffres.
Gardez séparées les exceptions de quantité et de prix
Une facture peut comporter à la fois une quantité non soutenue et un prix unitaire différent. Affichez chaque valeur source et évitez de tout regrouper en un seul total inexpliqué.
Pour les questions de prix ou de révision de commande, le Résoudre un écart entre facture et bon de commande explique l'investigation à deux voies. Pour les avoirs ou paiements qui apparaissent ensuite différemment sur le compte fournisseur, utilisez le processus distinct de rapprochement fournisseur.
Cette séparation clarifie la passation. L'équipe de réception peut confirmer la livraison, l'acheteur peut expliquer le prix convenu, et la finance peut conserver les preuves d'approbation résultantes.
Utilisez un résultat qui montre les relations source
Le Workflow de rapprochement à trois voies d’Arthur & Co accepte la facture, le bon de commande et l'état de livraison et retourne des comparaisons avec exceptions et contexte source. Passez en revue les quantités et prix extraits avant d'interpréter la différence.
Les contrôles par paires du flux de travail aident à exposer quels documents sont en désaccord. Ils n'établissent pas automatiquement chaque scénario d'expédition cumulative, de retour ou d'affectation de facture. Laissez les allocations complexes dans l'investigation et vérifiez les preuves pertinentes.
Une exécution gratuite vous permet d'inspecter un paquet avant d'envisager un usage payant répété et l'historique sauvegardé. Votre réviseur décide comment résoudre le différend et si le paiement peut être effectué ; le flux de travail ne prend pas cette décision et n'exécute pas le paiement.
Clôturez le lot avec une action suivante claire
Pour chaque ligne non résolue, enregistrez l'article, les quantités commandées/facturées/reçues, la différence de valeur, les références source et les preuves manquantes. Attribuez l'étape suivante à l'équipe de réception, à l'acheteur ou au fournisseur selon le cas.
Lorsque le bordereau ou l'explication manquant(e) arrive, conservez‑le/la avec l'exception d'origine. Une revue complète doit clarifier pourquoi la facture a été traitée, modifiée ou restée non résolue, sans exiger qu'une autre personne répète l'ensemble de la comparaison.