Dreifachabgleich bei Teillieferungen verstehen und anwenden
Sie haben 100 Einheiten bestellt und eine Rechnung über 100 erhalten, aber der Lieferschein listet nur 80. Eine Zwei-Dokument-Prüfung kann zeigen, dass die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt und gleichzeitig die wichtige Frage unbeantwortet lassen: Was belegt die berechnete Menge? Beim Dreifachabgleich für Teillieferungen werden Rechnung, Bestellung und Lieferschein gemeinsam verglichen.
Beginnen Sie mit allen drei Quellen und halten Sie bestellte, fakturierte und erhaltene Mengen getrennt. Das nützliche Ergebnis ist eine sichtbare Differenz mit genügend Kontext, um die verbleibende Lieferung, einen fehlenden Beleg oder die Abrechnungsvereinbarung des Lieferanten zu untersuchen.
Zusammenfassung
- Stimmen Sie denselben Artikel und dieselbe Mengeneinheit über alle drei Unterlagen ab.
- Unterscheiden Sie bestellte, berechnete und erhaltene Mengen.
- Untersuchen Sie fehlende Liefernachweise, bevor Sie von einer Überrechnung ausgehen.
- Halten Sie ungelöste Mengen sichtbar, bis die nachweisenden Unterlagen vorliegen.
Verstehen Sie, was die drei Unterlagen nachweisen
Die Bestellung dokumentiert, was bestellt wurde. Die Rechnung dokumentiert, was der Lieferant in Rechnung stellt. Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung, die durch dieses Dokument belegt wird. Keine dieser Quellen kann stillschweigend für eine andere eintreten.
Eine Rechnung, die mit der Bestellung übereinstimmt, stellt keinen Wareneingang fest. Ein Lieferschein, der mit der Rechnung übereinstimmt, erklärt keinen Preis, der über der Bestellung liegt. Prüfen Sie sowohl Mengen- als auch Preisfragen und behalten Sie dabei die Quellenbeziehungen klar im Blick.
Die Oracle-Dokumentation zu Abgleichstufen erklärt die Unterscheidung zwischen Zwei-Wege- und empfangsbasierter Prüfung. Der praktische Wert für ein kleines Finanzteam besteht darin zu wissen, wann eine dritte Quelle notwendig ist, selbst wenn die Prüfung mit hochgeladenen Dateien beginnt.
Sammeln Sie die zutreffende Rechnung, Bestellung und den Lieferschein
Prüfen Sie Lieferant, Bestellreferenz, Artikelcode, Mengeneinheit und Dokumentdatum. Verwenden Sie die zutreffende Bestellrevision. Eine neuere Bestellung kann Menge oder Preis ändern, und ein Lieferschein einer früheren Lieferung kann nicht zur gerade geprüften Rechnung gehören.
Stellen Sie sicher, dass der Liefernachweis lesbar ist und die relevante Seite enthält. Ein Scan, der Mengen oder Artikelverweise abschneidet, kann eine Fehlwert-Ausnahme erzeugen anstelle einer betrieblichen Abweichung.
Wenn die Rechnung mehrere Sendungen abdeckt, identifizieren Sie, welche Lieferscheine dazu gehören. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Lieferschein jede Teillieferung repräsentiert. Überprüfen Sie die Eingabelimits des Workflows, bevor Sie ein Paket mit mehreren Sendungen als unterstützten kumulativen Zuweisungsprozess behandeln.
Ein Beispiel für Teillieferung
Die folgenden Zahlen sind fiktiv. PO-72 bestellt 100 Einheiten zu €12. Die Rechnung INV-204 stellt 100 Einheiten zum selben Preis in Rechnung. Der Lieferschein DN-51 dokumentiert 80 Einheiten.
| Prüfung | Erste Quelle | Zweite Quelle | Differenz |
|---|---|---|---|
| Bestellt versus berechnet | Bestellung: 100 Einheiten | Rechnung: 100 Einheiten | 0 Einheiten |
| Berechnet versus empfangen | Rechnung: 100 Einheiten | Lieferschein: 80 Einheiten | 20 Einheiten |
| Bestellt versus empfangen | Bestellung: 100 Einheiten | Lieferschein: 80 Einheiten | 20 Einheiten |
| Preis | Bestellung: €12 pro Einheit | Rechnung: €12 pro Einheit | €0 pro Einheit |
Die 20 Einheiten, die in Rechnung gestellt, aber durch diesen Lieferschein nicht belegt sind, entsprechen bei dem angegebenen Preis einem Betrag von €240 vor Steuern. Dieser Betrag benennt das zu untersuchende Problem; er ist nicht automatisch ein Betrag, der von der Zahlung abzuziehen ist.
Prüfen Sie, ob eine weitere Lieferung erfolgt ist, ob ein weiterer Lieferschein fehlt oder ob die vereinbarte Abrechnungsregel eine vorzeitige Rechnungsstellung erlaubt. Bewahren Sie die Antwort und die unterstützenden Nachweise mit der Prüfung auf.
Trennen Sie Teillieferung von fehlenden Nachweisen
Eine Teillieferung ist ein betriebsrelevantes Ereignis. Ein fehlender Lieferschein ist eine Nachweislücke. Beide können in einem Dateiabgleich dieselbe sichtbare Mengenabweichung erzeugen, erfordern aber unterschiedliche Folgeaktionen.
Bei einer Teillieferung fragen Sie das Wareneingangsteam, was noch aussteht und wann es voraussichtlich erwartet wird. Bei fehlendem Nachweis beschaffen Sie den relevanten Lieferschein und bestätigen die Artikelmengen. Vermeiden Sie die Eintragung „Waren nicht erhalten“, wenn der tatsächliche Befund „Eingang in den vorgelegten Unterlagen nicht belegt“ lautet.
Verwenden Sie diese genaue Formulierung im Ausnahmeprotokoll. Das hilft Lager, Einkäufer und Finanzprüfer, auf die Frage zu antworten, die sie tatsächlich beantworten können.
Prüfen Sie geteilte Sendungen, Einheiten und Rücksendungen
Wenn 80 Einheiten in einer Sendung angekommen sind und 20 in einer anderen, behalten Sie beide Referenzen bei. Bestätigen Sie, dass der zweite Lieferschein ein separater Wareneingang ist und keine doppelte Kopie des ersten. Wiederholte Dokumenten-Uploads dürfen nicht zu wiederholten erhaltenen Mengen führen.
Normalisieren Sie Mengeneinheiten sorgfältig. Ein Lieferschein, der acht Kartons ausweist, kann 80 Stück bedeuten, aber nur wenn die Packungsmenge festgelegt ist. Vergleichen Sie die Mengenumrechnung und den Artikelcode zusammen.
Retouren benötigen ebenfalls eigene Nachweise. Ein Lieferschein kann den ursprünglichen Wareneingang zeigen, ohne eine spätere Rücksendung widerzuspiegeln. Fordern Sie den Rücksendebeleg und etwaige ausgestellte Gutschriften an und verwenden Sie dann Ihren Prüfprozess, um die Auswirkung auf die Rechnung zu bestimmen. Ändern Sie die erhaltene Menge nicht nur, damit alle drei Zahlen miteinander übereinstimmen.
Halten Sie Mengen- und Preisabweichungen getrennt
Eine Rechnung kann sowohl eine nicht belegte Menge als auch einen abweichenden Stückpreis aufweisen. Zeigen Sie die Werte jeder Quelle und vermeiden Sie es, alles in eine einzige unerklärte Gesamtsumme zusammenzufassen.
Für Preis- oder Bestellrevisionsfragen erklärt die Wenn Rechnung und Bestellung nicht übereinstimmen — Vorgehen für Käufer und Prüfende die Zwei-Wege-Untersuchung. Für Gutschriften oder Zahlungen, die später im Lieferantenkonto anders erscheinen, verwenden Sie den separaten Lieferantenabstimmungsprozess.
Diese Trennung macht die Übergabe klarer. Das Wareneingangsteam kann die Lieferung bestätigen, der Einkäufer kann den vereinbarten Preis erklären, und die Finanzabteilung kann die daraus resultierenden Genehmigungsnachweise aufbewahren.
Verwenden Sie ein Ergebnis, das die Quellbeziehungen zeigt
Der Workflow zum Dreifachabgleich von Arthur & Co akzeptiert Rechnung, Bestellung und Liefernachweis und liefert Vergleiche mit Ausnahmen und Quellkontext. Überprüfen Sie die extrahierten Mengen und Preise, bevor Sie die Differenz interpretieren.
Die paarweisen Prüfungen des Workflows helfen, aufzudecken, welche Unterlagen widersprechen. Sie stellen nicht automatisch jedes kumulative Versand-, Rückgabe- oder Rechnungszuweisungszenario fest. Behalten Sie komplexe Zuweisungen in der Untersuchung und verifizieren Sie die relevanten Nachweise.
Ein kostenloser Durchlauf ermöglicht Ihnen, ein Paket zu überprüfen, bevor Sie eine kostenpflichtige Wiederholung und gespeicherte Historie in Betracht ziehen. Ihr Prüfer entscheidet, wie die Abweichung zu lösen ist und ob die Zahlung fortgesetzt werden kann; der Workflow trifft diese Entscheidung nicht und führt keine Zahlung aus.
Schließen Sie das Paket mit einer klaren nächsten Aktion
Für jede ungeklärte Zeile erfassen Sie Artikel, bestellte/fakturierte/erhaltene Mengen, Wertdifferenz, Quellreferenzen und fehlende Nachweise. Weisen Sie den nächsten Schritt dem Wareneingangsteam, dem Einkäufer oder dem Lieferanten zu, je nachdem, was angemessen ist.
Wenn der fehlende Lieferschein oder die Erklärung eintrifft, bewahren Sie ihn mit der ursprünglichen Ausnahme auf. Eine abgeschlossene Prüfung sollte klar machen, warum die Rechnung fortgeführt, geändert oder ungelöst geblieben ist, ohne dass eine andere Person den gesamten Vergleich wiederholen muss.