Driewegmatching bij gedeeltelijke leveringen
Je bestelde 100 stuks en kreeg een factuur voor 100, maar op het afleveringsbewijs staan slechts 80. Een controle met twee documenten kan aantonen dat de factuur overeenkomt met de inkooporder en toch de belangrijke vraag onbeantwoord laten: waarmee wordt de gefactureerde hoeveelheid ondersteund? Driewegmatching voor gedeeltelijke leveringen vergelijkt factuur, order en afleveringsbewijs samen.
Begin met alle drie de bronnen en houd bestelde, gefactureerde en ontvangen hoeveelheden gescheiden. Het nuttige resultaat is een zichtbaar verschil met voldoende context om de resterende levering, een ontbrekend bewijsstuk of de factureringsafspraak van de leverancier te onderzoeken.
Samenvatting
- Koppel hetzelfde artikel en dezelfde eenheid in alle drie de documenten.
- Onderscheid bestelde, gefactureerde en ontvangen hoeveelheden.
- Onderzoek ontbrekend leveringsbewijs voordat je van overfacturering uitgaat.
- Houd onopgeloste hoeveelheden zichtbaar totdat de ondersteunende documenten binnenkomen.
Begrijp wat de drie documenten vastleggen
De inkooporder registreert wat is besteld. De factuur registreert wat de leverancier in rekening brengt. Het afleveringsbewijs registreert de levering die dat document vertegenwoordigt. Geen van deze bronnen kan stilzwijgend voor een andere doorgaan.
Een factuur die met de order overeenkomt, bewijst geen ontvangst. Een afleveringsbewijs dat met de factuur overeenkomt, verklaart geen prijs boven de order. Bekijk zowel hoeveelheid- als prijsvragen terwijl je de bronrelaties duidelijk houdt.
De Oracle-documentatie over matchingniveaus legt het verschil uit tussen tweeweg- en ontvangstgebaseerde controles. De praktische waarde voor een klein finance-team is weten wanneer een derde bron nodig is, zelfs als de controle begint met geüploade bestanden.
Verzamel de relevante factuur, PO en afleveringsbewijs
Controleer leverancier, orderreferentie, artikelcode, eenheid en documentdatum. Gebruik de toepasselijke PO-revisie. Een nieuwere order kan de hoeveelheid of prijs veranderen, en een bewijs van een eerdere levering kan niet bij de te beoordelen factuur horen.
Zorg dat het afleveringsbewijs leesbaar is en de relevante pagina bevat. Een scan die hoeveelheden of artikelreferenties afsnijdt, kan een ontbrekende-waarde-exceptie veroorzaken in plaats van een zakelijke discrepantie.
Als de factuur meerdere zendingen omvat, identificeer welke afleveringsbewijzen daarbij horen. Ga er niet van uit dat één bewijs alle zendingen vertegenwoordigt. Verifieer de inputlimieten van de workflow voordat je een multi-shipment-pakket behandelt als een ondersteund cumulatief toekenningsproces.
Een voorbeeld van gedeeltelijke levering
De volgende cijfers zijn fictief. PO-72 bestelt 100 stuks à €12. Factuur INV-204 factureert 100 stuks tegen dezelfde prijs. Afleveringsbewijs DN-51 registreert 80 stuks.
| Check | Eerste bron | Tweede bron | Verschil |
|---|---|---|---|
| Besteld versus gefactureerd | PO: 100 stuks | Factuur: 100 stuks | 0 stuks |
| Gefactureerd versus ontvangen | Factuur: 100 stuks | Afleveringsbewijs: 80 stuks | 20 stuks |
| Besteld versus ontvangen | PO: 100 stuks | Afleveringsbewijs: 80 stuks | 20 stuks |
| Prijs | PO: €12 per stuk | Factuur: €12 per stuk | €0 per stuk |
De 20 stuks die wel gefactureerd maar niet door dit afleveringsbewijs ondersteund worden, vertegenwoordigen €240 vóór belasting tegen de genoemde prijs. Dat bedrag identificeert het te onderzoeken probleem; het is niet automatisch een bedrag om van de betaling af te trekken.
Controleer of er een andere levering heeft plaatsgevonden, of een ander bewijsstuk ontbreekt, of dat de afgesproken factureringsregeling voorschrijft dat er vóór levering wordt gefactureerd. Bewaar het antwoord en het ondersteunende bewijs bij de beoordeling.
Scheid gedeeltelijke levering van ontbrekend bewijs
Een gedeeltelijke levering is een zakelijke gebeurtenis. Een ontbrekend afleveringsbewijs is een bewijsgat. Ze kunnen hetzelfde zichtbare hoeveelheidverschil in een bestandvergelijking opleveren, maar ze vereisen een andere opvolging.
Bij een gedeeltelijke levering vraag je het ontvangstteam wat er nog uitstaat en wanneer dat verwacht wordt. Bij ontbrekend bewijs verkrijg je het relevante bewijs en bevestig je de artikelhoeveelheden. Vermijd het registreren van “goederen niet ontvangen” wanneer de werkelijke bevinding is “ontvangst niet aangetoond in de aangeleverde documenten”.
Gebruik die precieze woordkeuze in het exceptionregister. Het helpt het magazijn, de inkoper en de finance-reviewer om te reageren op de vraag die ze daadwerkelijk kunnen beantwoorden.
Controleer gesplitste zendingen, eenheden en retouren
Als 80 stuks in één zending arriveerden en 20 in een andere, behoud dan beide referenties. Bevestig dat het tweede bewijs een aparte ontvangst is en geen duplicaat van het eerste. Herhaalde documentuploads mogen geen herhaalde ontvangen hoeveelheden worden.
Normaliseer eenheden zorgvuldig. Een bewijs met acht colli kan 80 stuks vertegenwoordigen, maar alleen als de verpakkingseenheid is vastgesteld. Vergelijk de eenheidsconversie en de artikelcode samen.
Geretourneerde goederen hebben ook hun eigen bewijzen nodig. Een afleveringsbewijs kan de oorspronkelijke ontvangst tonen zonder een latere retour te weerspiegelen. Vraag het retourbewijs en eventuele uitgereikte creditnota's op en gebruik vervolgens je beoordelingsproces om het effect op de factuur vast te stellen. Pas de ontvangen hoeveelheid niet aan louter om de drie cijfers op elkaar te laten aansluiten.
Houd hoeveelheid- en prijsverschillen gescheiden
Een rekening kan zowel een onondersteunde hoeveelheid als een andere eenheidsprijs bevatten. Toon elke bronwaarde en vermijd het samenvoegen van alles in één onverklaard totaal.
Voor prijs- of orderrevisievragen legt de Factuur en inkooporder komen niet overeen — hoe je het controleert de tweerichtingsonderzoek uit. Voor creditnota's of betalingen die later anders op het leveranciersaccount verschijnen, gebruik je het afzonderlijke leveranciersreconciliatieproces.
Deze scheiding maakt de overdracht duidelijker. Het ontvangstteam kan levering bevestigen, de inkoper kan de afgesproken prijs uitleggen en finance kan het resulterende goedkeuringsbewijs bewaren.
Gebruik een resultaat dat de bronrelaties toont
De Workflow voor driewegmatching van Arthur & Co accepteert de factuur, inkooporder en afleveringsbewijs en retourneert vergelijkingen met uitzonderingen en broncontext. Bekijk de geëxtraheerde hoeveelheden en prijzen voordat je het verschil interpreteert.
De pairwise-controles van de workflow helpen blootleggen welke documenten het niet eens zijn. Ze stellen niet automatisch elk cumulatief zending-, retour- of factuurtoewijzingsscenario vast. Houd complexe toewijzingen in het onderzoek en verifieer het relevante bewijs.
Een gratis run laat je één pakket inspecteren voordat je betaalt voor herhaald gebruik en opgeslagen historie. Jouw reviewer beslist hoe het verschil wordt opgelost en of betaling kan doorgaan; de workflow neemt die beslissing niet en voert geen betaling uit.
Sluit het dossier af met een duidelijke vervolgstap
Voor elke onopgeloste regel registreer je het artikel, bestelde/gefactureerde/ontvangen hoeveelheden, waardeverschil, bronreferenties en ontbrekende bewijsstukken. Wijs de volgende stap toe aan het ontvangstteam, de inkoper of de leverancier, waar passend.
Wanneer het ontbrekende bewijs of de verklaring binnenkomt, bewaar die dan bij de oorspronkelijke uitzondering. Een afgeronde beoordeling moet duidelijk maken waarom de factuur is doorgegaan, gewijzigd of onopgelost gebleven, zonder dat een andere persoon de hele vergelijking opnieuw hoeft te doen.