01
Belege (PDF, JPG, PNG)
Spesenzettel (Smartphone-Fotos willkommen)
Lieferantenrechnungen (PDF)
Arbeit hochladen
Belege (PDF, JPG, PNG) · Spesenzettel (Smartphone-Fotos willkommen) · Lieferantenrechnungen (PDF)
Quinn Workflow
Spesenbelege verarbeiten
WIPEinen Belegordner in eine saubere Spesenabrechnung verwandeln, bereit zur Erstattung.
In Arbeit
Der Spesen-Workflow wird auf den öffentlichen Launch vorbereitet. Die Seite zeigt den geplanten Ablauf, damit Finanz- und Ops-Teams die geplante Abdeckung prüfen können.
Quinn liest jeden Beleg, extrahiert Lieferant, Datum, Positionen, Steueraufgliederung und Beträge, kategorisiert die Ausgabe, markiert richtlinienwidrige Posten und erstellt eine strukturierte Spesenabrechnung. Ordner hochladen, Abrechnung erhalten, manuelle Eingabe entfällt.
Spesenbelege verarbeiten: von Dateien zu verwertbaren Ergebnissen
02
Quinn
Quinn Workflow führt den Arbeitsablauf aus
Ordner mit Belegen, Spesenzetteln oder Lieferantenrechnungen hochladen · Quinn extrahiert Lieferant, Datum, Positionen, Steuer und Beträge · Quinn kategorisiert und markiert richtlinienwidrige Posten
03
Ergebnis prüfen
Strukturierte Spesenabrechnung (pro Beleg mit Positionen) · Kategorisierte Ausgabenliste · Liste richtlinienwidriger Posten
Zeit pro 50 Belege
Unter 2 Minuten
Monatliche Zeitersparnis
5-8 Stunden
Ausgabe
Kategorisierte Spesenabrechnung
Strengths
- Liest PDFs, Smartphone-Fotos und Scans
- Extrahiert Positionen und Steueraufgliederung
- Kategorisiert Ausgaben automatisch
- Markiert richtlinienwidrige Spesen pro Beleg
What can it do?
Multi-Format-Lesen
PDFs, Smartphone-Fotos, gescannte Bilder, E-Mail-Anhänge - alles in einem Workflow.
Positionen und Steuer extrahieren
Jede Position wird mit Menge, Preis, Kategorie erfasst. Steuer wird für USt, MwSt oder lokale Entsprechungen aufgegliedert.
Ausgabenkategorisierung
Reise, Verpflegung, Übernachtung, Büro, Software - automatisch zugeordnet, sodass Berichte nicht manuell sortiert werden.
Richtliniendurchsetzung
Pro Beleg markiert, wenn eine Ausgabe Richtlinien bricht: Mahlzeit über Limit, fehlender Beleg über Schwellwert, gesperrter Anbieter, Wochenendausgabe auf der Firmenkarte.
Workflow
- 1Ordner mit Belegen, Spesenzetteln oder Lieferantenrechnungen hochladen
- 2Quinn extrahiert Lieferant, Datum, Positionen, Steuer und Beträge
- 3Quinn kategorisiert und markiert richtlinienwidrige Posten
- 4Prüfen, genehmigen und Spesenabrechnung exportieren
Inputs
- Belege (PDF, JPG, PNG)
- Spesenzettel (Smartphone-Fotos willkommen)
- Lieferantenrechnungen (PDF)
- Optional: Schwellwerte aus der Spesenrichtlinie
Outputs
- Strukturierte Spesenabrechnung (pro Beleg mit Positionen)
- Kategorisierte Ausgabenliste
- Liste richtlinienwidriger Posten
- Steueraufgliederung für USt-/MwSt-Geltendmachung
- Direkter Export in gängige Spesen- und Buchhaltungstools oder als CSV
Use cases
- Monatlicher Spesenlauf - Den ganzen Monat im Stapel verarbeiten.
- Reisespesenabrechnung - Belege einer Reise in eine saubere, kategorisierte Abrechnung verwandeln.
- Richtlinienprüfung - Verstöße vor der Genehmigung erkennen.
- USt-Geltendmachung - Steueraufgliederung pro Beleg für die Erstattungsmeldung erfassen.
FAQ
Den nächsten Spesenlauf erledigen.
Stapel von 50 Belegen verarbeiten in unter 2 Minuten. Mehrwährungs- und mehrsprachige Belege werden unterstützt.
Der Spesen-Workflow unterstützt Datenerfassung und Richtlinienprüfung und garantiert keine 100-prozentige Genauigkeit. Markierte Posten immer vor der Genehmigung von Erstattungen prüfen.