Comment rapprocher un relevé fournisseur et expliquer un écart
Un relevé fournisseur indique €4 800 à régler, mais votre grand livre affiche €4 350. Avant de relancer des factures ou de modifier un solde, vous devez expliquer la différence de €450. Le rapprochement du relevé fournisseur compare l'enregistrement du fournisseur avec le vôtre pour le même compte et la même date, puis sépare les opérations appariées des éléments qui nécessitent une investigation.
Le résultat utile est une liste courte et étayée des différences. Elle indique quelle facture, avoir ou paiement vérifier, quelle preuve manque et qui doit résoudre le problème avant la clôture du mois.
Résumé
- Comparez le même compte fournisseur, la même devise et la même date de coupure.
- Appariez les factures, avoirs et paiements individuels avant d'expliquer le solde de clôture.
- Séparez les différences de date (timing) des erreurs dans les enregistrements de l'une ou l'autre partie.
- Conservez les références source et un responsable pour chaque élément non résolu.
Démarrer avec le bon relevé et le bon grand livre
Utilisez le relevé fournisseur et une exportation transaction par transaction de vos enregistrements comptables. Une capture d'écran montrant seulement le solde ne peut pas expliquer quelles opérations ont créé la différence. Conservez les fichiers originaux avec le rapprochement afin qu'un autre réviseur puisse suivre le résultat.
Vérifiez l'entité légale et le numéro de compte du fournisseur. Un même nom commercial peut avoir plusieurs comptes pour différents sites ou devises. Un paiement correctement appliqué à un autre compte semblera manquant si vous comparez les mauvais enregistrements.
Alignez la date de coupure. Un relevé daté du 31 août et un grand livre exporté le 3 septembre peuvent inclure des opérations différentes. Obtenez soit une vue du grand livre à la date du relevé, soit identifiez clairement les écritures ultérieures. Ne traitez pas silencieusement ces écritures tardives comme des erreurs.
Inscrivez le solde d'ouverture, le solde de clôture et la devise issus des deux sources. Si les soldes d'ouverture diffèrent déjà, reportez cette différence dans l'investigation au lieu de supposer que tous les problèmes appartiennent au mois courant.
Appariez les transactions avant de comparer les totaux
Commencez par les références de factures ou d'avoirs, puis vérifiez la date, le montant et le type d'opération. Normalisez les différences bénignes telles que les espaces ou les préfixes, tout en conservant les références originales. Des montants similaires seuls ne suffisent pas à établir un appariement.
Un seul paiement peut régler plusieurs factures. Un avoir peut couvrir seulement une partie d'une facture. Cherchez ces relations avant de classer une ligne non appariée comme manquante. Les informations de virement peuvent aider à expliquer l'affectation, mais elles ne doivent pas remplacer les écritures sous-jacentes.
Conservez les éléments appariés séparés de ceux non résolus. Pour chaque exception, capturez la référence sur le relevé, la référence dans le grand livre, la différence de montant et la localisation de la source. Cela donne au réviseur une file d'éléments qu'il peut réellement traiter.
Un exemple de rapprochement de relevé fournisseur
Cet exemple utilise des chiffres fictifs. Le relevé fournisseur indique €4 800 à régler et le grand livre indique €4 350 à la même date de coupure. Trois éléments expliquent la différence :
| Article | Relevé fournisseur | Votre grand livre | Explication pour vérifier |
|---|---|---|---|
| Facture INV-204 | Charge de 300 € | Manquant | Obtenez la facture et confirmez si elle appartient à la période |
| Note de crédit CN-18 | Crédit de 100 € | Manquant | Obtenez la note de crédit et vérifiez son affectation |
| Paiement PAY-72 | Manquant | Paiement de 250 € | Vérifiez la preuve de paiement et la date de réception chez le fournisseur |
En partant du solde du grand livre, ajoutez la facture de €300, soustrayez l'avoir de €100 et rajoutez le paiement de €250 qui n'apparaît pas sur le relevé : €4 350 + €300 − €100 + €250 = €4 800.
Ce pont explique la différence de solde. Cela ne signifie pas que les trois éléments nécessitent chacun une nouvelle écriture dans le grand livre. Le paiement peut être une différence de timing ; le saisir à nouveau dupliquerait une opération déjà enregistrée. La facture et l'avoir exigent leurs propres vérifications de source avant toute correction.
Si votre pont n'atteint pas le solde du relevé, laissez le reliquat visible. Recherchez un autre élément non apparié, une différence d'ouverture, un signe incorrect ou une affectation partielle. Évitez de créer un ajustement non expliqué juste pour faire concorder les totaux.
Séparer les différences de timing des erreurs d'enregistrement
Un paiement enregistré avant la coupure du relevé peut parvenir au fournisseur par la suite. Un avoir peut être émis en fin de mois mais arriver dans votre boîte de réception plus tard. Ces événements peuvent expliquer pourquoi deux enregistrements exacts diffèrent à une date donnée.
Un montant de facture transposé, une écriture en double dans le grand livre ou un avoir affecté au mauvais compte est un problème différent. Consignez ce qui est erroné, les preuves à l'appui et la correction requise. Votre réviseur financier décide quelles écritures modifier ; le rapprochement lui‑même n'autorise pas le paiement ni la saisie d'ajustements.
Pour le suivi pratique de chaque type de différence, utilisez le Rapprochement : quand le relevé fournisseur ne correspond pas au grand livre. Il couvre l'étape suivante après l'identification d'un élément.
Conserver un enregistrement des exceptions qui survive la passation
Un enregistrement d'exception utile contient plus que « ne correspond pas ». Incluez le montant, les deux références source, la raison actuellement retenue pour l'expliquer, le document manquant, la personne responsable et la prochaine date de revue.
Rédigez les observations séparément des conclusions. « Le paiement apparaît dans notre grand livre le 31 août ; absent du relevé fournisseur » est une observation. « Le fournisseur n'a pas affecté le paiement » est une explication possible tant qu'elle n'est pas confirmée.
Quand un élément est résolu, conservez la preuve et la date de résolution. Lors du rapprochement suivant, vérifiez si les éléments reportés se sont apurés. Une différence récurrente peut révéler un problème de processus, comme des paiements utilisant systématiquement la mauvaise référence de compte.
Utiliser un logiciel pour la comparaison et garder la revue concentrée
Le Workflow de rapprochement des relevés fournisseurs d’Arthur & Co compare le relevé avec vos livres et renvoie les éléments appariés, les différences et le contexte source. Commencez avec les enregistrements que vous avez déjà ; vous n'avez pas besoin de démarrer par un projet d'intégration.
Vérifiez les valeurs extraites ainsi que l'étiquette d'exception. Un scan peu clair ou une mise en page inattendue peut produire un champ manquant ou incertain. Comparez ce champ avec la source avant d'envoyer une demande au fournisseur.
Une exécution gratuite vous permet d'inspecter le résultat avec votre propre relevé et grand livre. Si le rapprochement est une tâche récurrente, la page du workflow explique l'utilisation payante et l'historique sauvegardé. Évaluez le nombre d'exceptions utiles et l'effort nécessaire pour les résoudre, plutôt que de supposer un pourcentage de gain de temps à l'avance.
Terminer avec un solde expliqué
Avant de clôturer le rapprochement, confirmez le compte, la date et la devise ; vérifiez le pont de soldes ; et donnez un propriétaire à chaque différence restante. Conservez le relevé, le grand livre et les documents justificatifs avec le dossier de revue.
La méthode sous-jacente est conforme au Guide ACCA du rapprochement fournisseur, qui distingue les enregistrements et enquête sur les différences entre eux. Les chiffres ci‑dessus sont notre exemple pédagogique, pas des résultats clients.