Como conciliar um extrato de fornecedor quando os saldos não batem
Um extrato de fornecedor mostra €4 800 em aberto, mas o teu razão mostra €4 350. Antes de pedir faturas ou alterar um saldo, precisas de explicar a diferença de €450. A reconciliação de extratos de fornecedor compara o registo do fornecedor com o teu para a mesma conta e data, e depois separa as transações coincidentes dos itens que precisam de investigação.
O resultado útil é uma lista curta e fundamentada das diferenças. Diz-te qual fatura, nota de crédito ou pagamento verificar, que prova falta e quem precisa de o resolver antes do fecho do mês.
Sumário
- Compara a mesma conta do fornecedor, moeda e data de corte.
- Faz a correspondência de faturas, notas de crédito e pagamentos antes de explicares o saldo de fecho.
- Separa diferenças de temporização de erros nos registos de qualquer uma das partes.
- Mantém referências de origem e um responsável para cada item não resolvido.
Começa com o extrato e o razão corretos
Usa o extrato do fornecedor e uma exportação ao nível de transação dos teus registos contabilísticos. Um ecrã só com o saldo não explica que itens criaram a diferença. Mantém os ficheiros originais juntamente com a reconciliação para que outro revisor consiga seguir o resultado.
Verifica a entidade legal e o número de conta do fornecedor. Um nome comercial pode ter várias contas para diferentes locais ou moedas. Um pagamento correto contra outra conta parecerá em falta se comparares os registos errados.
Alinha a data de corte. Um extrato datado de 31 de agosto e um razão exportado a 3 de setembro podem incluir transações diferentes. Ou obtém uma vista do razão na data do extrato ou identifica claramente as entradas posteriores. Não trates silenciosamente essas transações posteriores como erros.
Regista o saldo de abertura, o saldo de fecho e a moeda de ambas as fontes. Se os saldos de abertura já discordarem, transporta essa diferença para a investigação em vez de assumir que cada problema pertence ao mês corrente.
Faz a correspondência das transações antes de comparar totais
Começa com as referências da fatura ou da nota de crédito, depois verifica a data, o montante e o tipo de transação. Normaliza diferenças inofensivas como espaços ou prefixos, mantendo as referências originais. Montantes semelhantes por si só não são suficientes para estabelecer uma correspondência.
Um único pagamento pode liquidar várias faturas. Uma nota de crédito pode cobrir apenas parte de uma fatura. Procura essas relações antes de classificar uma linha não coincidente como em falta. A informação de remessa pode ajudar a explicar a alocação, mas não deve substituir os registos subjacentes.
Mantém os itens coincidentes separados dos não resolvidos. Para cada excepção, captura a referência do extrato, a referência do razão, a diferença de montante e a localização da origem. Isto dá ao revisor uma fila que ele realmente consegue trabalhar.
Um exemplo de reconciliação de extrato de fornecedor
Este exemplo usa valores fictícios. O extrato do fornecedor mostra €4 800 em aberto e o razão mostra €4 350 na mesma data de corte. Três itens explicam a diferença:
| Item | Extrato do fornecedor | O teu razão | Explicação a verificar |
|---|---|---|---|
| Fatura INV-204 | €300 faturados | Em falta | Obtém a fatura e confirma se pertence ao período |
| Nota de crédito CN-18 | €100 de crédito | Em falta | Obtém a nota de crédito e verifica a sua alocação |
| Pagamento PAY-72 | Em falta | €250 de pagamento | Verifica a prova de pagamento e a data de receção pelo fornecedor |
Partindo do saldo do razão, adiciona a fatura de €300, subtrai a nota de crédito de €100 e adiciona de novo o pagamento de €250 que não apareceu no extrato: €4 350 + €300 − €100 + €250 = €4 800.
Essa ponte explica a diferença de saldo. Não significa que todos os três itens requeiram uma nova entrada no razão. O pagamento pode ser uma diferença de temporização; lançá-lo novamente duplicaria uma transação já registada. A fatura e a nota de crédito exigem as suas próprias verificações de origem antes de qualquer correcção.
Se a tua ponte não atingir o saldo do extrato, deixa o remanescente visível. Procura outro item não coincidente, uma diferença de abertura, um sinal incorreto ou uma alocação parcial. Evita criar um ajustamento inexplicado só para fazer os totais baterem.
Separa diferenças de temporização de erros de registo
Um pagamento registado antes da data de corte do extrato pode chegar ao fornecedor depois. Uma nota de crédito pode ser emitida no fim do mês mas chegar à tua caixa de entrada mais tarde. Estes eventos podem explicar porque dois registos corretos diferem numa data específica.
Um montante de fatura transposto, uma entrada duplicada no razão ou uma nota de crédito atribuída à conta errada é um problema diferente. Regista o que está errado, as evidências de apoio e a correcção necessária. O teu revisor financeiro decide quais registos mudar; a reconciliação em si não autoriza pagamento nem lança ajustamentos.
Para seguimento prático em cada tipo de diferença, usa o O teu extrato do fornecedor não bate com o razão — como investigar e resolver as diferenças. Cobre o passo seguinte depois de um item ter sido identificado.
Mantém um registo de excepções que sobreviva à transferência
Um registo de excepções útil contém mais do que “não corresponde.” Inclui o montante, ambas as referências de origem, a razão actualmente acreditada para o explicar, o documento em falta, a pessoa responsável e a próxima data de revisão.
Escreve observações separadas de conclusões. “O pagamento aparece no nosso razão a 31 de agosto; ausente do extrato do fornecedor” é uma observação. “O fornecedor não alocou o pagamento” é uma possível explicação até ser confirmada.
Quando um item é resolvido, conserva a prova e a data de resolução. Na próxima reconciliação, verifica se os itens transportados foram liquidados. Uma diferença recorrente pode revelar um problema de processo, como pagamentos que usam consistentemente a referência de conta errada.
Usa software para a comparação e mantém a revisão focada
O Fluxo de conciliação de extratos de fornecedores da Arthur & Co compara o extrato com os teus livros e devolve itens coincidentes, diferenças e contexto de origem. Começa com os registos que já tens; não precisas de começar por um projeto de integração.
Revisa os valores extraídos assim como a etiqueta de excepção. Um scan pouco claro ou um layout inesperado pode produzir um campo em falta ou incerto. Compara esse campo com a origem antes de enviares uma questão ao fornecedor.
Uma execução gratuita deixa-te inspecionar o resultado com o teu próprio extrato e razão. Se a reconciliação for trabalho recorrente, a página do fluxo de trabalho explica o uso pago e o histórico guardado. Avalia o número de excepções úteis e o esforço necessário para as resolver, em vez de assumir uma percentagem de poupança de tempo à partida.
Termina com um saldo explicado
Antes de fechar a reconciliação, confirma a conta, a data e a moeda; verifica a ponte de saldos; e atribui um responsável a cada diferença remanescente. Mantém o extrato, o razão e os documentos de apoio com o registo da revisão.
O método subjacente é consistente com o Guia da ACCA sobre conciliação de fornecedores, que distingue os registos e investiga diferenças entre eles. Os números acima são o nosso exemplo educativo, não resultados de clientes.