Hoe je een leveranciersafstemming uitvoert en een verschil van €450 verklaart
Een leveranciersafschrift toont €4.800 openstaand, maar jouw grootboek toont €4.350. Voordat je facturen opvraagt of een saldo wijzigt, moet je het €450 verschil verklaren. Een leveranciersafstemming vergelijkt het register van de leverancier met dat van jou voor dezelfde rekening en datum, en splitst vervolgens overeenkomende transacties van diegene die verder onderzoek nodig hebben.
Het nuttige resultaat is een korte, onderbouwde lijst met verschillen. Het vertelt je welke factuur, creditnota of betaling je moet controleren, welk bewijs ontbreekt en wie het moet oplossen voordat de maandafsluiting plaatsvindt.
Samenvatting
- Vergelijk dezelfde leveranciersrekening, valuta en afsluitdatum.
- Match afzonderlijke facturen, creditnota's en betalingen voordat je het eindsaldo verklaart.
- Scheid timingverschillen van fouten in de administratie van één van beide partijen.
- Bewaar brondocumenten en wijs een eigenaar toe voor elk niet-opgelost item.
Begin met het juiste afschrift en grootboek
Gebruik het leveranciersafschrift en een transactieexport op regelniveau uit jouw boekhouding. Een screenshot met alleen het saldo kan niet uitleggen welke items het verschil hebben veroorzaakt. Bewaar de originele bestanden naast de afstemming zodat een andere reviewer het resultaat kan volgen.
Controleer de rechtspersoon en het rekeningnummer van de leverancier. Eén handelsnaam kan meerdere rekeningen hebben voor verschillende vestigingen of valuta. Een juiste betaling op een andere rekening zal ontbreken lijken als je de verkeerde gegevens vergelijkt.
Zorg dat de afsluitdatum gelijkloopt. Een afschrift gedateerd 31 augustus en een grootboek geëxporteerd op 3 september kunnen verschillende transacties bevatten. Verkrijg óf een grootboekweergave op de afschriftdatum, óf identificeer duidelijk latere posten. Behandel die latere transacties niet stilzwijgend als fouten.
Noteer het beginsaldo, eindsaldo en de valuta uit beide bronnen. Als de beginsaldi al verschillen, neem dat verschil mee in het onderzoek in plaats van te veronderstellen dat elk probleem bij de huidige maand hoort.
Match transacties voordat je totalen vergelijkt
Begin met factuur- of creditnotareferenties en controleer daarna datum, bedrag en transactietype. Normaliseer onschuldige verschillen zoals spaties of voorvoegsels, terwijl je de originele referenties behoudt. Gelijke of vergelijkbare bedragen alleen zijn niet voldoende om een match vast te stellen.
Een enkele betaling kan meerdere facturen aflossen. Een creditnota kan slechts een deel van een factuur dekken. Zoek die relaties voordat je een niet-overeenkomende regel als ontbrekend classificeert. Betalingsinformatie kan helpen bij de toewijzing, maar mag de onderliggende documenten niet vervangen.
Houd overeenkomende items apart van onopgeloste. Voor elke uitzondering leg je de afschriftreferentie, grootboekreferentie, bedragverschil en bronlocatie vast. Dit geeft de reviewer een werkbare takenlijst.
Een uitgewerkt leveranciersafstemming
Dit voorbeeld gebruikt fictieve cijfers. Het leveranciersafschrift toont €4.800 openstaand en het grootboek toont €4.350 op dezelfde afsluitdatum. Drie items verklaren het verschil:
| Item | Leveranciersafschrift | Jouw grootboek | Verklaring om te verifiëren |
|---|---|---|---|
| Factuur INV-204 | €300 gefactureerd | Ontbreekt | Verkrijg de factuur en bevestig of deze in de periode thuishoort |
| Creditnota CN-18 | €100 creditnotanota | Ontbreekt | Verkrijg de creditnota en controleer de toewijzing |
| Betaling PAY-72 | Ontbreekt | €250 betaling | Controleer het betaalbewijs en de ontvangstdatum bij de leverancier |
Beginnend vanaf het grootboeksaldo, tel je de €300 factuur op, trek je de €100 creditnota af en tel je terug de €250 betaling die niet op het afschrift is verschenen: €4.350 + €300 − €100 + €250 = €4.800.
Die brug verklaart het saldodifferentie. Het betekent niet dat alle drie de items een nieuwe grootboekboeking vereisen. De betaling kan een timingverschil zijn; deze opnieuw invoeren zou een reeds geregistreerde transactie dupliceren. De factuur en creditnota vereisen hun eigen broncontroles voordat er correcties worden gemaakt.
Als je brug niet het afschriftsaldo haalt, laat het restant zichtbaar. Zoek naar een ander niet-overeenkomend item, een openingsverschil, een verkeerde tekenstelling of een gedeeltelijke toewijzing. Vermijd het maken van een onverklaarde correctie alleen om de totalen gelijk te maken.
Scheid timingverschillen van administratiefouten
Een betaling die vóór de afschriftdatum is geboekt, kan de leverancier pas later bereiken. Een creditnota kan aan het einde van de maand zijn uitgegeven maar later in je inbox verschijnen. Deze gebeurtenissen kunnen verklaren waarom twee accurate registers op een bepaalde datum verschillen.
Een verwisseld factuurbedrag, dubbele grootboekboeking of een credit toegewezen aan de verkeerde rekening is een ander probleem. Leg vast wat er mis is, het ondersteunende bewijs en de noodzakelijke correctie. Jouw finance-reviewer beslist welke records moeten worden aangepast; afstemming zelf machtigt niet tot betaling of het posten van correcties.
Voor praktische opvolging van elk type verschil, gebruik de Wat te doen als een leveranciersafschrift niet met het grootboek klopt. Het behandelt de volgende stap nadat een item is geïdentificeerd.
Houd een uitzonderingendossier bij dat de overdracht overleeft
Een nuttig uitzonderingendossier bevat meer dan 'komt niet overeen'. Neem het bedrag op, beide bronreferenties, de reden waarvan momenteel wordt aangenomen dat die het verklaart, het ontbrekende document, de verantwoordelijke persoon en de volgende beoordelingsdatum.
Schrijf waarnemingen apart van conclusies. 'Betaling verschijnt in ons grootboek op 31 augustus; afwezig op leveranciersafschrift' is een waarneming. 'Leverancier heeft de betaling niet toegewezen' is een mogelijke verklaring totdat die is bevestigd.
Wanneer een item is opgelost, bewaar het bewijs en de datum van oplossing. Controleer bij de volgende afstemming of meegenomen items zijn gewist. Een terugkerend verschil kan een procesprobleem onthullen, zoals betalingen die consequent de verkeerde rekeningreferentie gebruiken.
Gebruik software voor de vergelijking en houd de review gefocust
De Workflow voor het afstemmen van leveranciersoverzichten van Arthur & Co vergelijkt het afschrift met je boekhouding en geeft overeenkomende items, verschillen en broncontext terug. Begin met de gegevens die je al hebt; je hoeft niet te starten met een integratieproject.
Bekijk de geëxtraheerde waarden evenals het uitzonderinglabel. Een onduidelijke scan of onverwachte opmaak kan een ontbrekend of onzeker veld opleveren. Vergelijk dat veld met de bron voordat je een vraag naar de leverancier stuurt.
Een gratis run laat je het resultaat inspecteren met je eigen afschrift en grootboek. Als afstemming terugkerend werk is, legt de workflowpagina betaald gebruik en opgeslagen geschiedenis uit. Evalueer het aantal nuttige uitzonderingen en de inspanning die nodig is om ze op te lossen, in plaats van van tevoren een tijdsbesparingspercentage aan te nemen.
Sluit af met een verklaard saldo
Bevestig voordat je de afstemming sluit de rekening, datum en valuta; verifieer het saldoverloop; en geef elk resterend verschil een eigenaar. Bewaar het afschrift, grootboek en ondersteunende documenten bij het beoordelingsdossier.
De onderliggende methode komt overeen met de ACCA-uitleg over leveranciersafstemming, die de registers onderscheidt en verschillen tussen hen onderzoekt. De cijfers hierboven zijn ons educatieve voorbeeld, geen klantresultaten.