Prüfen Sie Nachweise zur Lieferantenaufnahme anhand Ihrer Checkliste
Laden Sie die Checkliste zur Lieferantenaufnahme und die Nachweise des Lieferanten hoch. Vera weist jedem Punkt den Status beantwortet, teilweise belegt oder unbelegt zu, damit Ihr Team die Lücken prüfen kann.
Lieferanten-Onboarding ist hauptsächlich Verwaltungsreibung. Einkauf schickt eine Checkliste. Buchhaltung fragt nach dem Steuerformular. Recht fragt nach dem AVV. Sicherheit fragt nach dem Fragebogen. Versicherung fragt nach dem COI. Der Lieferant schickt einen Ordner mit Dateien in drei verschiedenen Formaten zurück. Jemand muss jede Datei öffnen und Häkchen setzen. Diese Person verschwendet einen Tag pro Lieferant - und übersieht trotzdem Dinge.
Onboarding-Checklisten bleiben unvollständig
Jedes Lieferanten-Onboarding beginnt mit einer Checkliste mit 15-30 Punkten. Die Hälfte wird ordentlich erledigt. Der Rest verbleibt im Status 'in Bearbeitung', bis etwas schiefgeht.
Fehlende COIs, abgelaufene Steuerformulare, kein AVV
Ohne automatische Prüfung werden Lieferanten mit veralteten Steuerformularen, abgelaufener Versicherung oder fehlenden Auftragsverarbeitungsverträgen freigegeben. Das Risiko wird erst Monate später sichtbar.
Sicherheitsfragebögen werden manuell gelesen
Ein 200-Fragen-Sicherheitsfragebogen braucht Stunden zum Durchlesen, selbst wenn die Antworten in Ordnung sind. Die meisten Teams überfliegen ihn und freigeben.
Verschiedene Lieferanten, verschiedene Checklisten
Software-Lieferant braucht AVV + SOC 2. Bauleistungs-Lieferant braucht COI + Sicherheitsrichtlinie. Marketing-Lieferant braucht keines davon. Die Kategorisierung ist ein dauerhafter Aufwand.
Nachweisprüfungs-Agent
Vera
Prüft Lieferanteneinreichungen gegen Ihre Onboarding-Checkliste. Jeder Pflichtpunkt wird als beantwortet, teilweise oder fehlt markiert - mit der unterstützenden Datei oder Klausel als Beleg.
Checklistenabdeckung und Quellenhinweise
Vertragsprüfungs-Agent
Grant
Prüft den MSA, AVV oder Rahmenvertrag des Lieferanten klauselgenauer. Markiert einseitige Bedingungen, fehlende Schutzmechanismen und Preisanpassungsklauseln vor der Unterschrift.
Strukturierte erste Vertragsprüfung
Ausgangsdateien
Checkliste + Nachweise
Abdeckungsstatus
Beantwortet / teilweise / unbelegt
Status pro Punkt
Beantwortet / teilweise / fehlt
Entscheidungsverantwortung
Menschliche Prüfung
- 1Onboarding-Checkliste einmal hochladen - die Fragen, die Sie jedem neuen Lieferanten stellen
- 2Den Einreichungsordner des Lieferanten ablegen: Steuerformular, COI, AVV, Sicherheitsfragebogen, Zertifikate
- 3Vera gleicht jeden Checklisten-Punkt gegen die unterstützenden Dateien ab und liefert einen Status pro Frage
- 4Lückenliste prüfen, fehlende Punkte beim Lieferanten anfordern und nach Vollständigkeit freigeben
- Neuer Software-Lieferant - AVV, SOC 2-Bestätigung und Sicherheitsfragebogen gegen Ihre Checkliste prüfen, bevor der MSA unterschrieben wird
- Bau-Subunternehmer - COI, Sicherheitsrichtlinie und Lizenznachweise gegen Ihre Sicherheits- und Versicherungs-Checkliste verifizieren
- KMU-Lieferanten-Onboarding - Steuerformular, Bankverbindung, Anti-Korruption-Bestätigung und AVV - in einem Durchgang abgeglichen
- Jährliche Lieferanten-Rezertifizierung - Dieselbe Checkliste gegen die aktualisierten Dokumente des Lieferanten erneut laufen lassen, um Abläufe und Richtlinienabweichungen zu erkennen
Was prüft Vera bei einer Lieferanteneinreichung?
Ob die hochgeladenen Dateien tatsächlich die Fragen Ihrer Onboarding-Checkliste beantworten. Jeder Punkt wird als beantwortet, teilweise oder fehlt markiert - mit der Quelldatei oder Klausel als Beleg.
Muss ich eine Checkliste von Grund auf erstellen?
Nein. Verwenden Sie Ihre bestehende Onboarding-Checkliste - die Fragen, die Einkauf, Recht, Buchhaltung und Sicherheit neuen Lieferanten stellen. Vera liest sie wie sie ist.
Wie unterscheidet sich das von einer Lieferantenmanagement-Plattform?
Lieferantenmanagement-Plattformen speichern, leiten und benachrichtigen. Vera prüft. Beides funktioniert zusammen - behalten Sie Ihr VMS, nutzen Sie Vera als Prüfschicht, die Einreichungen zu einem geprüften, belegten Freigabepaket macht.
Ersetzt Vera TrustLayer, Billy oder myCOI?
Spezialisierte Werkzeuge können Zertifikatsabläufe und Lieferantendaten verwalten. Vera konzentriert sich auf den Vergleich einer unterstützten Checkliste mit hochgeladenen Nachweisen und erstellt eine erste Lückenübersicht; ein Lieferantenmanagementsystem ersetzt Vera nicht.
Welche Dateitypen werden unterstützt?
PDFs, Word-Dokumente, gescannte Dateien. Mehrdatei-Einreichungen sind normal - Vera gleicht jeden Punkt gegen den relevanten Nachweis ab.
Sind meine Daten sicher?
Prüfen Sie die aktuellen Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen von Arthur & Co zu Verarbeitung, Aufbewahrung und Modellnutzung, bevor Sie Lieferantendaten hochladen.
Hören Sie auf, Lieferanten-Einreichungsordner manuell zu lesen
Laden Sie die Checkliste und das Nachweispaket hoch. Prüfen Sie Veras beantwortete, teilweise belegte und unbelegte Punkte, bevor Sie den Lieferanten freigeben.
KI-gestützte Prüfung bietet Entscheidungsunterstützung und ersetzt keine qualifizierte fachliche Beurteilung. Markierte Punkte immer prüfen, bevor ein Lieferant freigegeben wird.