Cómo resolver diferencias entre el extracto del proveedor y el libro contable
Tu extracto del proveedor no coincide con el libro contable y la lista de partidas sin conciliar es más larga de lo esperado. El siguiente trabajo es explicar cada diferencia sin perder la pista de la evidencia. Un crédito faltante, un pago en tránsito y una factura registrada dos veces requieren seguimientos distintos.
Mantén las referencias y las cantidades originales, separa lo que sabes de lo que sospechas y asigna una siguiente acción. Eso convierte las excepciones de conciliación de proveedores en una cola de revisión en lugar de otra hoja de cálculo llena de notas sin explicación.
Resumen
- Comprueba cuenta, moneda y corte antes de investigar líneas individuales.
- Clasifica las excepciones por evidencia y causa probable.
- Pide registros específicos en lugar de enviar una consulta de saldo vaga.
- Registra la resolución y arrastra los items no resueltos a la siguiente revisión.
Confirma que la diferencia es real
Un extracto fechado a cierre de mes y un libro contable que contiene apuntes posteriores pueden discrepar por una razón ordinaria de calendario. Diferentes cuentas de proveedor, monedas o saldos iniciales también pueden hacer que líneas correctas parezcan sin conciliar.
Antes de contactar al proveedor, confirma esas dimensiones básicas. Conserva una copia de la exportación usada en la comparación; un libro contable en vivo puede cambiar mientras investigas. Si necesitas primero el método completo de emparejamiento, sigue la Cómo conciliar un extracto de proveedor y explicar diferencias de saldo.
Luego inspecciona los valores fuente detrás de la excepción. Una referencia puede incluir un prefijo en un registro y no en el otro. Un débito puede representarse como una cantidad con signo o como un valor en una columna separada. Resuelve problemas de interpretación antes de decidir que una transacción comercial es errónea.
Trabaja las excepciones comunes en la conciliación de proveedores
| Excepción | Comprueba primero | Evidencia a solicitar | Siguiente acción |
|---|---|---|---|
| Crédito en un solo lado | Fecha, cuenta y asignación de factura | Nota de crédito emitida | Confirma el crédito y dónde pertenece |
| Pago ausente en el extracto | Corte y referencia del pago | Remesa y asignación del proveedor | Confirma la recepción o registra un item por calendario |
| Factura ausente en el libro | Entidad, referencia duplicada y albarán | Factura original y pedido relacionado | Investiga el registro faltante |
| Misma referencia, distinta cantidad | Moneda, base fiscal y abono parcial | Factura, enmienda o crédito | Explica la diferencia de importe |
| Posible duplicado | Documento repetido frente a transacción repetida | Ambas entradas fuente | Establece si existen dos pasivos |
Esta tabla es una ayuda de investigación. No sustituye la revisión del equipo de finanzas de los documentos subyacentes ni autoriza un pago o un cambio contable.
Falta una nota de crédito en un registro
Supón que el extracto del proveedor incluye un crédito de €100, pero tu libro contable no. Primero comprueba si se recibió después del cierre del libro, si está registrado con otra referencia o si se ha asignado a otra cuenta. Busca por importe como comprobación secundaria, no como prueba de identidad.
Solicita la propia nota de crédito si solo tienes la línea del extracto. Anota la referencia de la factura original y si el crédito es parcial. Un crédito de €100 contra una factura de €600 no implica que el crédito esté incompleto; puede relacionarse con un artículo devuelto o un ajuste específico.
En el caso opuesto —un crédito en tus registros pero no en el extracto— pregunta si el proveedor lo ha emitido y asignado. Mantén un crédito en disputa separado de uno acordado para que la explicación del saldo de cierre no suponga la confirmación de algo que no tienes.
Falta un pago o está asignado de forma diferente
Compara la fecha de pago, la referencia bancaria y la cuenta del proveedor. Una remesa puede agrupar varias facturas en una sola transferencia, y el proveedor puede asignar esa transferencia de forma distinta a tu libro contable.
En un ejemplo ficticio, tu libro registra un pago de €250 el 31 de agosto. El extracto del proveedor en esa fecha lo omite. La evidencia de que el proveedor lo recibió el 2 de septiembre explica una diferencia de timing; no implica volver a introducir el mismo pago.
Si el proveedor confirma la recepción pero no puede identificar las facturas, envía el detalle de la asignación. Mantén el total transferido y la división prevista por factura juntos. Una lista de números de factura sin la referencia del pago puede generar otra ronda de preguntas.
Coincide la referencia pero no la cantidad
Abre ambos registros de origen. Comprueba si una cantidad incluye impuestos, gastos de entrega o un ajuste que la otra excluye. Compara moneda y base de unidad antes de considerar la diferencia como un sobrecargo.
Si el extracto resume una factura neta de un crédito, concilia ambos documentos con las anotaciones del libro. No sobreescribas el importe original de la factura para forzar una coincidencia. Conserva la relación entre la factura y el ajuste.
Si el problema está dentro de una factura y un pedido de compra individuales, pasa al proceso de cotejo de facturas. La conciliación del extracto del proveedor puede revelar el saldo en disputa, pero no puede inventar la evidencia contractual u de pedido necesaria para resolverlo.
Distingue archivos duplicados de pasivos duplicados
Un proveedor puede reenviar una factura o incluir el mismo documento en varios hilos de correo. Dos copias de un PDF no son automáticamente dos importes a pagar. A la inversa, dos apuntes en el libro pueden usar referencias ligeramente diferentes y aun así relacionarse con la misma factura.
Comprueba la identidad del proveedor, el número de documento, la fecha, el importe y la compra subyacente. Mantén visibles ambas entradas candidatas hasta que el revisor haya establecido su relación. Evita etiquetar un cargo de proveedor como un duplicado confirmado solo por valores iguales.
El Flujo de conciliación de extractos de proveedores suministra partidas conciliadas y excepciones con contexto de origen. Usa ese contexto para acotar la revisión y luego conserva la evidencia detrás de la conclusión.
Mantén un registro conciso de excepciones
Usa una fila por problema con estos campos:
- Cuenta del proveedor y corte de conciliación.
- Referencia del extracto y referencia del libro.
- Importe y moneda.
- Diferencia observada y explicación de trabajo.
- Evidencia faltante, responsable y fecha de seguimiento.
- Resolución, documento fuente y fecha de cierre.
Una nota útil dice: “CN-18 aparece como un crédito de €100 en el extracto; no hay entrada coincidente en el libro al 31 de agosto; solicitada la nota de crédito al proveedor.” Expresa la observación, el alcance y la siguiente acción sin suponer dónde está el error.
Mantén los items no resueltos visibles en el periodo siguiente. Cuando aparezca el crédito o pago esperado, enlaza la nueva evidencia con la excepción original y ciérrala. Reabrir repetidamente suele significar que la resolución se registró sin suficiente detalle de soporte.
Envía una consulta al proveedor que se pueda contestar
Usa un mensaje corto y específico: “Estamos conciliando la cuenta 104 al 31 de agosto. Su extracto lista el crédito CN-18 por €100; en nuestro libro no existe una entrada correspondiente en esa fecha. Por favor, envíe la nota de crédito y confirme a qué factura está asignada.”
Adjunta solo los registros autorizados relevantes. Si están implicados varios ítems, incluye la tabla de excepciones y mantén cada solicitud por separado. Pide al proveedor que responda contra las referencias para que puedas actualizar la revisión sin interpretar una respuesta general por correo.
Cierra el asunto con evidencia
Comprueba que la resolución explique la diferencia de importe y se refleje en la siguiente conciliación cuando proceda. Registra qué parte suministró la evidencia y qué decidió tu revisor.
La Guía de ACCA sobre conciliación de proveedores explica por qué facturas, créditos, pagos y timing pueden producir diferencias. Los ejemplos aquí muestran cómo organizar el seguimiento; son ficticios y no representan resultados de clientes.